Google Workspace: ¿Cómo configurar el correo?

Tener una dirección de correo electrónico con un dominio personalizado es importante de cara a tus clientes, ya que te aporta cierto grado de profesionalidad. Si has contratado un dominio y tienes una dirección de email personalizada, sabrás que puedes consultar tu correo de diferentes formas. Puedes hacerlo a través de un cliente de WebMail (como Roundcube) o configurar un gestor de correo gratuito como Thunderbird. Sin embargo, puede que no quieras tener tu correo alojado en el hosting y prefieras utilizar un servicio externo para ello, como Google Workspace. Sería muy cómodo gestionar tu cuenta de correo electrónico a través del entorno de Gmail, ¿verdad? Con Google Workspace puedes hacer esto y muchas cosas más. En este post te voy a explicar qué es y cómo configurar tu cuenta de correo electrónico con Google Workspace. ¡Sigue leyendo! [elementor-template id="80835"]

Qué es Google Workspace

Antes de meternos en materia y ver cómo configurar Google Workspace con tu cuenta de correo, voy a explicarte qué es esta herramienta y qué ventajas tiene utilizarla. Google Workspace no siempre tuvo este nombre. Anteriormente era conocido como G Suite o Google Apps, pero el pasado 6 de octubre de 2020 su nombre pasó a ser oficialmente Google Workspace. Con este cambio de nombre se produjeron también mejoras en algunas funcionalidades y nueva estética para algunos de los iconos de las aplicaciones de Google. Algunas de estas mejoras son:

• Posibilidad de realizar videollamadas mientras los usuarios trabajan en documentos de texto, presentaciones y hojas de cálculo.
• Vista previa de archivos enlazados en documentos de texto, presentaciones y hojas de cálculo.
• Nuevas y mejoradas medidas de seguridad para la plataforma.

Google Workspace es un servicio de Google que proporciona un entorno de trabajo online para tu empresa u organización con una serie de herramientas como Gmail, Google Drive, Google Docs o Google Meet, entre otras. Esto es ideal para colaborar con otros miembros de tu equipo por la conectividad entre herramientas que ofrece. Por ejemplo, puedes iniciar una videollamada de Meet mientras trabajas con otro compañero o compañera en un documento de Docs. Con la llegada del teletrabajo, muchas empresas han empezado a adaptarse al trabajo en remoto. Google Workspace se presenta como una herramienta de trabajo ideal porque tendrás acceso a todas sus herramientas desde cualquier lugar y dispositivo (incluso sin conexión). Y me dirás: ¿pero esas herramientas no son gratis? Sí, lo son, pero Google Workspace te ofrece unas prestaciones a mayores si lo utilizas. Con Workspace agruparás las herramientas de Google en la nube en una sola plataforma y bajo el dominio de tu empresa u organización. El espacio de almacenamiento en la nube para Gmail y Google Drive será el doble, tendrás asistencia tanto por email como por teléfono, opciones de seguridad adicionales, etc. En cuanto al tema del correo electrónico, podrás tener una dirección de correo profesional con @tudominio.es y gestionarla desde Gmail sin tener que utilizar una del tipo @gmail.es. Piensa que de cara a tus clientes siempre es más profesional utilizar una dirección de correo con el dominio de tu empresa. Si todavía no tienes una dirección de email personalizada con tu propio nombre de dominio, puedes echarle un vistazo a nuestros planes de hosting correo. Además, Google Workspace permite la creación de distintos perfiles de usuario para los diferentes miembros de tu empresa. Cada uno tendrá su propio perfil con una dirección de correo asociada del tipo "usuario@tudominio.es". A modo resumen, estas son las principales ventajas de Google Workspace:

• Entorno virtual de trabajo con multitud de herramientas.
• Mejora el flujo de trabajo en equipo y la comunicación gracias a la conectividad entre herramientas.
• Almacenamiento en la nube, por lo que tus archivos estarán disponibles en cualquier lugar y cualquier momento.
• Puedes utilizar un email personalizado con tu dominio.
• Perfiles para distintos usuarios.
• Es multidispositivo.
• 100% seguro.
• Fácil de utilizar.
• Precio bastante asequible.

Google Workspace es un servicio de pago, aunque cuenta con una prueba gratuita de 14 días. Todos los planes incluyen el acceso a las siguientes herramientas:

• Gmail: Para gestionar el correo electrónico.
• Drive: Almacenamiento de archivos en la nube.
• Google Meet: Videoconferencias.
• Calendar: Calendarios online.
• Chat: Mensajes directos y conversaciones grupales.
• Jamboard: Pizarra virtual.
• Docs: Documentos de texto.
• Sheets: Hojas de cálculo.
• Slides: Presentaciones.
• Keep: Sistema de notas.
• Sites: Creación de sitios web o intranets.
• Forms: Formularios.

Los precios de Google Workspace varían desde los 4,68€ por usuario al mes en su plan "Business Starter" hasta los 15,60€ por usuario al mes en su plan "Business Plus". Son planes pensados para abarcar tanto a pequeñas y medianas empresas como a grandes compañías. Si quieres ver más en detalle las características de cada plan puedes hacerlo en este enlace: https://workspace.google.com/pricing.html

Cómo crear una cuenta en Google Workspace

El objetivo de este artículo es ayudarte a configurar tu cuenta de correo con Google Workspace y, para ello, el primer paso es crear una cuenta en esta plataforma. Lo primero que tienes que hacer es ir a https://workspace.google.com/ y elegir el plan que más te convenga. Recuerda que los precios son por usuario y mes y que dispones de 14 días de prueba. Una vez elegido el plan, tienes que seguir el proceso de registro, empezando por elegir el nombre de tu empresa u organización, el número de empleados y la región en la que te encuentras. Después de cubrir estos datos y tus datos de contacto (nombre, apellidos y una cuenta de correo alternativa), te preguntarán si tienes un dominio para configurar el correo electrónico y la cuenta de Google Workspace de tu empresa. En caso de que lo tengas, pulsa en "Sí, tengo un dominio que puedo usar" e introdúcelo en la siguiente pantalla. Sigue los pasos del proceso de registro y llegarás a un punto en el que te pedirán que elijas un nombre de usuario y una contraseña de acceso a Google Workspace. Como puedes ver, el usuario que elijas será del tipo "nombredeusario@tudominio.es". Te pedirán tus datos de facturación para procesar los pagos (recuerda que tienes 14 días de prueba). Una vez introducidos, ya tendrás tu cuenta lista para empezar a usar Google Workspace. Finalmente, tendrás que verificar el dominio para demostrar que eres el propietario del mismo. De esta forma, evitarás que otra persona utilice tu dominio para crear una cuenta en Google Workspace. Para verificar tu dominio deberás seguir los pasos que te facilitarán en la propia plataforma.

Cómo configurar el correo con Google Workspace

Ahora que ya tienes una cuenta creada en Google Workspace, solo te falta realizar una serie de configuraciones para empezar a recibir correos en Gmail. Tienes que configurar tu dominio para que dirija el correo entrante a los servidores de Google. Suena complicado pero no te preocupes, te voy a guiar paso a paso para que sepas cómo se hace en cPanel. Cuando envías un correo electrónico a "direccion@tudominio.es", los registros MX se encargan de indicar cuál es el servidor de correo asociado a "tudominio.es" que recibirá ese correo. En este caso, lo primero que tienes que hacer es añadir en cPanel los registros MX que apuntan a los servidores de Google. Para ello, accede a tu cPanel y ve a "Dominios > Editor de zona". Pulsa en "Administrar" en el dominio al que quieres añadir los registros MX de Google. Si quieres, y para facilitar el proceso, pulsa el botón "MX" para filtrar los resultados y mostrar solamente las entradas de este tipo. Ahora pulsa "Añadir registro" para añadir un nuevo registro MX. Los campos que tienes que cubrir son:

• Valid zone name: Nombre para tu registro
• Tipo: MX
• Prioridad: Valor numérico
• Destino: Destino del registro

En total tienes que añadir 5 registros, que son los siguientes:

• ASPMX.L.GOOGLE.COM (Prioridad 1)
• ALT1.ASPMX.L.GOOGLE.COM (Prioridad 5)
• ALT2.ASPMX.L.GOOGLE.COM (Prioridad 5)
• ALT3.ASPMX.L.GOOGLE.COM (Prioridad 10)
• ALT4.ASPMX.L.GOOGLE.COM (Prioridad 10)

Finalmente, tienes que eliminar el registro MX con destino "tudominio.es" y prioridad 0 que viene por defecto. Debería quedarte algo así: Ahora tienes que dirigirte a "Correo electrónico > Enrutamiento de correo electrónico" desde el menú principal de tu cPanel. Selecciona el dominio que estés configurando y marca la opción "Intercambiador de correo remoto". Finalmente, pulsa en "Cambiar". Ahora tienes que ir de nuevo a "Dominios > Editor de zonas" y pulsar en "Administrar" en el dominio que estés configurando. Hay que cambiar la configuración del registro CNAME para mail.tudominio.es. Para ello, busca en la columna "Nombre" un registro del tipo mail.tudominio.es. Pulsa en "Editar" y cambia "tudominio.com" por "ghs.google.com" (sin las comillas). Puede darse el caso de que tu registro "mail.tudominio.es" esté asignado como tipo A y apuntando hacia una dirección IP. En este caso, debes cambiar el tipo de registro de A a CNAME y añadir "ghs.google.com". Ten en cuenta que este cambio puede tardar unas horas en propagarse. El siguiente paso que tienes que dar es configurar tu dominio para incluir el SPF de Google. Explicado de manera rápida, el SPF es un tipo de registro DNS que sirve para garantizar que el correo proviene de un servidor autorizado. De todas formas, si necesitas saber más al respecto puedes consultar nuestro artículo sobre qué es y cómo funciona un registro SPF. En los planes de hosting web y hosting correo de Raiola Networks el SPF ya viene configurado por defecto. Sin embargo, para "autorizar" a los servidores de Google tenemos que hacer unos pequeños cambios que te explico a continuación. Dirígete a "Correo electrónico > Email Deliverability" y pulsa "Administrar" en el dominio que estés configurando. Baja hasta el apartado de SPF y pulsa en el botón "Personalizar". Ahora, en el apartado "Additional settings" pulsa en "Add A New +include Item" e introduce "_spf.google.com" (sin las comillas). Finalmente, pulsa el botón "Install a Customized Record". ¡Listo! Si has seguido los pasos anteriores, ya tendrás tu correo electrónico configurado para funcionar con Google Workspace. De todas formas, ten en cuenta que algunos de estos cambios requieren de algunas horas para propagarse.

Conclusión

Como has visto, Google Workspace es una solución muy potente para gestionar el flujo de trabajo en tu empresa. Con sus aplicaciones para comunicación, almacenamiento en la nube y demás herramientas de productividad, mejorarás la colaboración entre los usuarios de tu organización. Además, podrás gestionar el correo de tu empresa directamente con Google Workspace utilizando la aplicación de Gmail. De esta manera, te resultará super cómodo consultar tu correo ya que lo podrás hacer en cualquier lugar y desde cualquier dispositivo. Si tenías dudas acerca de si dar el paso y empezar a utilizar Google Workspace, te animo a que le des una oportunidad. Además, aunque sea una herramienta de pago, tienes 14 días de prueba para utilizarla sin compromiso. Si tienes alguna duda sobre Google Workspace o el proceso de configuración de correo no lo dudes, deja un comentario e intentaremos ayudarte ?