¿Qué es lo que queremos encontrar cuando ponemos «herramientas de productividad» en Google?
Tiempo.
Ganarle horas al reloj para acabar todas nuestras tareas sin terminar con la lengua fuera o sin tener que trabajar 14 horas todos los días.
¿Es eso posible? ¿Existe ese software o aplicación que nos convierta en un superhéroe de la efectividad que sea capaz de terminar con todo el trabajo en un pispas?
Desde luego por no intentarlo no será. Y es que en este post te traemos una recopilación de herramientas que te ayudarán a gestionar mejor tu trabajo y a avanzar más rápido.
Prepárate que hoy eliminamos eso del «no tengo tiempo» de tu vocabulario.
¡A trabajar!
Índice del artículo
- ¿Cuál es la mejor herramienta de productividad del mundo?
- 26 herramientas de productividad para arañar horas al reloj y acabar nuestro trabajo antes
- ¿Y tú qué herramientas de productividad usas?
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¿Cuál es la mejor herramienta de productividad del mundo?
Tú.
Bueno, aunque eso sería una respuesta trampa.
Nos referimos a que conocerte mejor a ti mismo y a tus propios ritmos productivos es una de las primeras tareas que debes realizar para poder rendir más.
¿Qué es esto de los ritmos productivos?
Descubrir en qué momentos del día trabajas mejor.
Por ejemplo, a muchas personas (entre ellas las que escribe), les cuesta mucho más concentrarse por las tardes que por las mañanas.
¿Nunca has tenido esa sensación de «no sé qué me pasa que estoy lento» o que de golpe parece que te distraes con todo?
Pues lo más probable es que esa baja concentración solo se deba a que estás un momento productivo más bajo.
Aunque pienses que eres una maquina y que puedes rendir al 200% todo el rato, la realidad es que no es así. Los seres humanos no funcionamos solo con darle al botón de «on».
Para detectar cuáles son tus ciclos de mayor o menor rendimiento lo tienes fácil. Solo tienes que ponerte en «modo observación» durante un mes e ir anotando en una libreta en qué horas tienes esos bajones de rendimiento.
Te aseguramos que los identificarás muy fácilmente.
¿Qué hacer después?
Planificar las tareas que implican una mayor concentración en tus momentos «on fire» y dejar las menos exigentes para cuando tu rendimiento es menor.
Por ejemplo:
- Las redes sociales.
- Responder emails.
- Probar ese plugin nuevo.
- Diseñar fotos.
- Etc, etc.
Si te acostumbras a planificarte así, empezarás a ver que avanzas mucho más rápido. Intentar hacer una tarea que nos exige un mayor esfuerzo en un momento de bajón solo nos lleva a ir mucho más lentos.
Al no estar centrado, cometes más errores, te distraes y en definitiva te retrasas más.
26 herramientas de productividad para arañar horas al reloj y acabar nuestro trabajo antes
Con este listado no pretendemos mostrarte «las mejores» herramientas, porque eso sería imposible. Cada uno tenemos nuestras preferencias o nos adaptamos a trabajar mejor con unas herramientas que con otras.
Nuestro objetivo es hacerte un repaso de algunas de las más conocidas, para que veas las distintas opciones que hay y así puedas empezar a probar.
Recuerda que la mejor herramienta de productividad es la que mejor se adapta a ti y a lo que necesitas.
Gestión de proyectos
En este apartado vamos a ver lo que serían las herramientas que te ayudarán a gestionar mejor tu día a día. Cuál usar dependerá de lo que te decíamos antes, de con cuál te sientas tú más cómodo. Piensa que afectan factores como que te resulte intuitiva, visual, ágil…
1. Trello
Una de las herramientas de productividad más conocidas para organizar tus tareas como para trabajar en equipos.
Se basa en un sistema de tableros (los proyectos) en el que dentro de cada uno de ellos hay una serie de listas con tarjetas. A medida que avances, solo tienes que ir moviendo las tarjetas de un lado a otro.
2. KanbanFlow
Se trata de otra herramienta basada en un sistema de tableros, listas y tarjetas (método Kanban). Al igual que Trello es muy intuitiva y sencilla de usar.
- To-Do (para hacer).
- Do-today (hacer hoy).
- In progress (en proceso).
- Done (hecho).
También tiene una versión gratuita muy potente y una de pago con más opciones.
3. Todoist
Pasamos ahora a un sistema con una organización distinta en formato lista. Las tareas las puedes ver organizadas de 3 formas:
- Hoy.
- Próximos 7 días.
- Bandeja de entrada (tareas a las que no les has asignado un proyecto).
4. Wunderlist
Sistema basado en el famoso método de organización GTD (Get Things Done). Tiene un sistema de listas (lo que aparece a la izquierda) y donde podemos ir asignando tareas.
5. 1-3-5 List
Si quieres una herramienta de listas que sea la máxima expresión de la sencillez es esta. Solo te permite (en la versión gratuita), crear listas e ir añadiendo tareas que puedes ordenar.
6. La libreta de toda la vida
¿Por qué? Puedes organizarla como tú quieras de forma fácil, es rápida y puedes hacer dibujitos. 😉
La realidad es que mucha gente todavía prefiere anotar sus tareas en papel que en una aplicación. Eso sí, prepárate para llevarla siempre encima.
Gestión del tiempo y de reuniones
Organizar todas las reuniones que tienes puede convertir en una odisea si no tienes cuidado ya que puedes solapar los eventos. Además, también te mostramos varias herramientas donde hacer tus reuniones de forma sencilla.
7. Google Calendar
Todo un clásico y sin el que muchas personas directamente no podrían vivir. Se trata de un calendario virtual desde donde colocar todas tus citas de forma visual.
Se integra con múltiples aplicaciones (muchas de las que hemos visto aquí) y se sincroniza en cualquier dispositivo. Pero además, algo muy interesante es la posibilidad de crear automatizaciones al vincularla con IFFTT o Zapier (hablaremos de ellas más adelante).
8. Doodle
¿Hay que organizar una cena con los compañeros de trabajo? ¿Hay que elegir un día para celebrar una reunión especial?
Ya se acabó el que uno tenga que preguntar a los demás, ver preferencias y contabilizar. Todo eso se puede simplificar con Doodle.
Solo marcas las fechas y horas disponibles para cada día e invitas a las personas correspondientes para que voten.
9. Youcanbookme
Seguro que más de una vez has pensado… «sería más rápido pasarle mi agenda al cliente y que él elija cuándo quiere la cita».
Pues eso es lo que hace esta herramienta.
Youcanbookme te permite crear un calendario con un horario de citas para que las personas puedan elegir cuando reunirse contigo. Se sincroniza con Google Calendar para que cuando incorpores un evento en él, automáticamente, ese horario quede bloqueado.
9. Skype
No hay mucho más que decir de esta herramienta que todos hemos usado para hacer reuniones por videollamada. Sigue siendo esencial, aunque cada vez aparecen más opciones.
10. Hangouts
La herramienta de Google para hacer videoconferencias acaba de ser rediseñada para presentar 2 funcionalidades:
- Hangouts chat: un chat con diferentes salas donde los distintos miembros del equipo podrán hablar (quiere competir con Slack).
- Hangouts meet: lo que venía siendo hasta ahora Hangouts.
Además de integrarse con las diferentes herramientas de Google, también permitirá que trabaje con plataformas de terceros.
11. Appear.in
¿Te gustaría tener un rinconcito en Internet donde tener una sala privada y poder reunirte ahí con quien quieras?
Eso es Appear.in.
Completamente gratuita, solo tienes que registrar una sala con tu nombre. Puedes compartir pantalla, personalizar el fondo y ahora, hasta te permite echar al invitado. 😉
Trabajo en equipo
Algunas de las que hemos visto arriba como Trello, Kanban Flow o Wunderlist permiten invitar a otras personas a nuestros proyectos para trabajar de forma conjunta. Pero las que te ponemos ahora sí están más enfocadas al trabajo en equipo.
11. Asana
Una herramienta completísima en la que el equipo puede organizar el trabajo en distintos proyectos. Se purden organizar de 2 formas distintas:
- Lista.
- Columnas con tarjetas (al estilo Trello).
12. Slack
Un chat para facilitar al equipo el que se pueda comunicar de forma ágil. Se puede organizar en salas o en grupos pequeños.
Tiene una versión gratuita y app móvil.
13. Google Drive
Ya no es solo que puedas tener tus archivos en la nube, sino que puedes editarlos de forma conjunta gracias a Google Docs y Google Excel.
Imprescindible. Junto con Dropbox, son las 2 herramientas míticas para compartir archivos. Para archivos más grandes también tienes la opción de We Transfer.
Automatización
Aquí se abre todo un mundo a explorar (cuidado que esto engancha). Ambas se basan en el sistema «if this then that» que es «si sucede esto, ocurre esto otro».
Lo explicamos de forma breve. Se basa en que podemos fijar un «trigger» o disparador que cuando sucede, la herramienta hace que pase otra acción. Un ejemplo clásico es «si publico una imagen en Facebook, publícala también en Instagram».
14. IFTTT
De las 2 es la versión más light o dummie, aunque ya tendrías bastante para jugar. También es cierto que es más sencilla de usar que Zapier.
15. Zapier
Es lo mismo que la anterior pero con un enfoque más empresarial, más integraciones y más posibilidad de personalización. Incluso puedes llegar a crear cadenas y hacer que vayan ejecutándose más reacciones a medida que se van disparando más «triggers».
Insistimos, las opciones sin infinitas.
Curación de contenidos
Lo más seguro es que no te lleguen las horas para leer todos los posts que has visto interesantes. O también puede ser que el apartado de favoritos de tu navegador sea ya más largo que la Historia Interminable.
Necesitas una herramienta de curación de contenido.
16. Pocket
Una extensión de navegador con la que puedes guardar y etiquetar cada contenido para leerlo luego. Rápida y sencilla de usar.
17. Feedly
Un gestor de feeds o RSS. En otras palabras, una herramienta donde te llegarán los nuevos contenidos de todos los blogs o portales de información que añadas.
Es como crear una revista de tus contenidos favoritos. Te permite compartir de forma sencilla en Twitter, Facebook y Pinterest. En la versión de pago se puede integrar con Hootsuite, Buffer, IFTT y Zapier.
18. Evernote
El cuaderno donde guardar notas pero versión online. Además del texto, también puedes incorporar imágenes.
No obstante, Evernote es mucho más que eso ya que también permite guardar contenidos que vayamos encontrando por la red, deja trabajar en equipo y se puede ampliar ya que funciona con muchas otras aplicaciones.
Mapas mentales
Crear un mapa mental tiene muchas utilidades. Te ayuda tanto si vas a escribir un post, tienes que dar un webinar o simplemente necesitas organizar tus ideas.
19. Bubbl.us
Te permite crear mapas mentales sin tener que registrarte. Muy sencilla de usar, en tan solo 1 minuto puede tener un mapa (aunque también dependerá de cómo de claras tengas las ideas).
Como ves solo es ir incorporando las ideas principales que quieres ir mencionando.
20. Mindmeister
Una de las herramientas más conocidas para crear mapas mentales. Como ves en la imagen tienes miles de opciones para personalizar el mapa.
Motivación al avanzar
A todos nos cuesta incorporar un hábito porque conlleva esfuerzo y fuerza de voluntad. Entonces, ¿qué mejor para aumentar nuestra motivación que celebrar cada pequeño triunfo que logremos?
Pues justo eso es lo que hacen estas apps.
21. MakeMe
Aplicación móvil que te permite fijarte objetivos a cumplir. Te deja escoger entre una lista ya creada (si no puedes crear tú uno) y luego especificar cuál es tu meta.
Después tienes que indicar cuántas veces a la semana lo tienes que hacer, cuándo empiezas y la consecuencia si no lo consigues. Te permite añadir a otras personas para que os motivéis mutuamente.
22. Coach.me
Otra herramienta parecida a la anterior (hay versión de escritorio), en la que vas marcándote tus metas y tus logros y los puedes compartir con la comunidad.
Herramientas de productividad variadas
Y ahora toca ese batiburrillo de herramientas variadas y diversas que era imposible incorporar en alguna de las clasificaciones anteriores.
23. TextExpander
Solo para Mac y de pago (para Windows existe PhraseExpress). Esta herramienta lo que hace es expandir una frase que estés escribiendo porque detecta que ya la has escrito otras veces.
Sería como tener pequeñas plantillas de párrafos que podemos activar en cualquier momento.
24. Productivity Owl
Una especial para procastinadores. Esta herramienta te permite crear un listado de páginas negras a las que no podrás acceder desde Internet mientras estés en tu horario de trabajo.
Adiós a los vistazos «rápidos» al Facebook.
25. Soundrown
Una curiosa. En contra de los amantes del silencio, ¿eres de a los que te gusta sentir algo de ruido alrededor para poder aislarte?
Esta web te permite ambientar tu lugar de trabajo con sonidos de fondo de una cafetería, un parque, lluvia, el mar, etc.
26. Write or Die
Una especial para todos aquellos que se distraen cuando están escribiendo los posts para su blog. Write or die (escribe o muere) es una herramienta online para forzarte a escribir un número «x» de palabras en un tiempo determinado.
Cuidado que como dejes de teclear unos segundos empiezan a sonar las alarmas.
¿Y tú qué herramientas de productividad usas?
Todos tenemos nuestros pequeños truquillos para rendir más o mantener la concentración durante más tiempo.
¿Qué te parece si abrimos un pequeño debate en los comentarios y vemos cuáles son las herramientas favoritas de cada uno?
Veamos cuan eficaz eres. 😉
Muy buenas las todas pero las que más me gustan son las de kanban y sobre todo https://kanbantool.com/es/ que es la más simple en uso y la más minimalista, omitiendo funciones superaddicionales que solo distraigan en las aplicaciones para mejorar la productividad nuestra. Es raro que a veces las herramientas que tienen que servir como ayuda en trabajo absorban más atención que la tarea en que trabajamos.
La verdad es que tienes mucha razón. A veces yo también he tenido la sensación de que herramientas que debían simplificar, me liaban más que otra cosa.
Kanban estoy empezando a probarla ahora con más profundidad. A ver qué tal 🙂
Un abrazo!
Hola!! Ahora que habláis de Kanban, nosotros utilizamos https://www.sinnaps.com/ Muy intuitiva! Tiene un tablero Kanban y además puedes planificar en un calendario. Tiene una particularidad con respecto a otras apps, y es que prioriza en el tablero Kanban las actividades en función a los plazos que fijemos. Como dice Daria, al final gastamos mucho tiempo en conocer estas apps y utilizarlas. Afortunadamente cada vez hay más herramientas que nos simplifican bastante el trabajo! Buen día!!
Muy buen post. Particularmente he usado Trello, ToDoist y Slack; son muy versátiles y permiten planificar mejor la semana laboral (Trello y ToDoist) y Slack permite la comunicación entre equipos y gestionar comentarios de los documentos que se comparte con los demás (una característica muy buena para no perder de vista documentos que requieren validación o correcciones).
Esta es una herramienta que no aparece en la lista y que deberían tener en cuenta, se llama Workona
Hola, Carlos:
No conocía Workona. La probaremos para ver que tal y añadirla al post cuando lo repasemos.
¡Gracias por el aporte y un saludo!
Maravilloso. Gracias por aceptar la sugerencia
Gracias a ti, Carlos, por comentar. ¡Un saludo!
Un abrazo!!
Yo puedo recomendar a todos KanbanTool. Es muy fácil de utilizar. Permite organizar todos los tareas. Muy útil con asignación y con control de tareas en el grupo.
Genial, gracias por tu aportación, Iza 🙂
Hola, Rosalía:
¡gracias por el aporte!
Un saludo.
A mi parecer, cabe destacar Kanban Tool (kanbantool.com/es/) como otro gestor de tareas. Gana por su diseño, simplicidad y la efectividad del uso. es apto tanto para el uso personal, como en el trabajo en equipos. Cambiamos a esta herramienta en nuestra empresa y notamos la diferencia.
Hola, muy buenas herramientas.
De las mencionadas me gusta mucho Trello para el Trabajo Colaborativo aunque ahora estamos utilizando https://clickup.com tiene un plan gratuito genial y muchísimas opciones.
Para los mapas mentales y gráficos utilizo mucho https://miro.com es muy versatil y permite crear todo tipo de gráficos también tiene un plan gratuito muy bueno y se puede trabajar en equipo, creo que en su tipo es la mejor.
Para mi productividad personal llevo un buen tiempo utilizando https://weektodo.me es una herramienta minimalista, gratuita y lo mejor es 100% privada. Es como una mezcla entre un calendario semanal y un kanban board superrecomendada.
Gracias por el aporte Jair 😉
A mi también me encanta Kanban Tool es superfácil de usar y además realmente me ayuda.
Muchas gracias por compartir tu opinión con nosotros Marisol! 🙂