Metodología Lean: Qué es, ventajas y herramientas

¿Has oído hablar de la metodología Lean, pero no sabes bien en qué consiste? Verás, la metodología Lean es un tipo de sistema de gestión de proyectos basada en los procesos.

Si has llegado aquí porque quieres mejorar tu productividad y estás buscando el método de gestión de proyectos más adecuado para tu negocio y para tu equipo, primero tendrás que entender en detalle los principios en los que se basa cada uno (¡y hay bastantes!).

Pero no te agobies.

En este post te explicaré en qué consiste la metodología Lean, cuál fue su origen, sus principios fundamentales y por último, sus ventajas e inconvenientes. Para cuando terminemos, espero que ya tengas claro en qué consiste esta metodología tan de moda y que puedas decidir si te interesa implementarla en tu negocio.

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Antes de nada, hablemos del concepto Lean. En inglés, “lean” significa algo así como ajustado, magro o sin grasa.

Como podrás suponer, por tanto, la metodología Lean de gestión de proyectos consiste, en términos muy resumidos, en reducir al máximo los desperdicios y en recortar todo aquello que sobra en nuestros procesos para que quede únicamente lo que resulta imprescindible.

¿En qué se traduce esto en la práctica? Pues un poco más abajo te voy a contar todos los principios que fundamentan el método Lean, pero por ahora quédate con que se trata de crear lo que se necesita, cuando se necesita, usando la menor cantidad posible de materiales y equipamiento, empleando la menor cantidad posible de mano de obra y espacio, y generando la menor cantidad posible de residuos (esta es, de hecho, la definición de Lean de acuerdo con el ILM o Instituto Lean Management).

Ahora bien, ¿a qué me refiero con “desperdicios” y “residuos”? Pues bien, el sistema Lean distingue entre 3 tipos de residuos diferentes que podemos generar. Son las 3 M de la metodología Lean, de acuerdo con los conceptos japoneses originales:

• “Mura” o variabilidad: Son aquellas desviaciones o fluctuaciones impredecibles y no deseadas que trastocan la programación ya establecida.
• “Muri” o sobreesfuerzo: Se refiere al uso excesivo tanto del equipamiento como del personal de una empresa.
• “Muda” o inutilidad: Hace referencia a aquellas partes de un proceso que consumen recursos pero no generan valor alguno a los clientes.

Si aplicas la metodología Lean en tu empresa, tu objetivo será reducir al máximo estos 3 tipos de residuos, que generan ineficiencias en la coordinación de todo tu proceso productivo.

Tendrás que revisar cada fase de cada procedimiento para identificar planificaciones inadecuadas, comunicaciones deficientes o falta de estandarización en los procesos de trabajo.

Ahora que ya hemos aclarado un poco más lo que es la metodología Lean, ¿no te preguntas cómo surgió todo este sistema? Verás, en realidad, la filosofía Lean se ideó inicialmente para mejorar procesos de fabricación (aplicada a los mismos, hoy en día esto se conoce como Lean manufacturing).

Ocurrió en la década de 1950, en Japón, cuando en Toyota, la marca de coches, se dieron cuenta de que unos cambios sencillos podrían mejorar la continuidad, la productividad y la eficiencia de sus procesos de fabricación.

Al dejar de enfocar su estrategia de producción en cada máquina individual y pasar a concentrarse en el flujo general de fabricación, fueron capaces de generar mayor calidad a un coste menor.

En realidad, las primeras técnicas para mejorar la eficiencia de la fabricación habían surgido ya a principios del siglo XX gracias a figuras destacadas como Henry Ford. Ford fue un pionero en la implementación de las primeras líneas de ensamblaje de automóviles a gran escala. ¿Quieres saber más? Visita la web del Lean Enterprise Institute (LEI).

Ahora bien, el término Lean, como tal, no se acuñó hasta la década de 1980.

Lo hizo el MIT (el Instituto de Tecnología de Massachusetts), precisamente, para describir las innovaciones ideadas por Toyota 30 años antes. James Womack y Daniel Jones, en su libro “La máquina que cambió el mundo”, detallaron por primera vez el concepto Lean y cómo Toyota Motor Corporation lo aplicó con éxito en su sistema de fabricación.

Womack y Jones estudiaron las prácticas de Toyota y acuñaron el término Lean para describir el enfoque de gestión que se basa en la eliminación de desperdicios, la creación de valor para el cliente y la mejora continua de la calidad del proceso.

Aunque Womack y Jones ayudaron a popularizar el término, es importante destacar que los principios y prácticas que forman la base del enfoque Lean se originaron realmente gracias al Sistema de Producción Toyota (Toyota Production System o TPS) de Taiichi Ohno, que está considerado como el precursor del enfoque Lean moderno.

No obstante, es cierto que Womack y Jones jugaron un papel clave en llevar estos conceptos desde Japón hasta una audiencia global y adaptarlos para su aplicación en gran variedad de sectores y contextos empresariales, llegando mucho más allá del lean manufacturing original.

Ahora que ya sabes de dónde proceden, ¿vemos más en detalle todos los principios que fundamentan la metodología Lean?

Cuando hablamos de la metodología Lean, contamos con varios principios básicos que fundamentan todo el método. Vamos a verlos rápidamente.

El principio fundamental en Lean es entregar valor al cliente.

Lo primero será identificar sus necesidades y poner el foco en sus expectativas, asegurándonos de que el proyecto entregue resultados que agreguen valor real y cumplan sus objetivos. El equipo deberá tener siempre en mente lo que el cliente desea y el modo en que quiere conseguirlo.

Visualiza el proyecto de principio a fin e identifica todos los pasos y las actividades que se necesitan para obtener el valor que busca el cliente.

Además de las tareas que agregan valor, deberás encontrar también los residuos que deben ser eliminados: aquellas actividades o tareas que no agregan valor para el cliente ni contribuyen directamente al logro de los objetivos del proyecto.

Los equipos Lean buscan lograr un flujo de trabajo continuo y eficiente.

Esto significa eliminar cuellos de botella, mejorar la comunicación, minimizar las demoras y asegurarnos de que las tareas fluyan de manera constante a lo largo de todo el proyecto. Reconfigurar todos tus procesos siguiendo un plan de mejora puede ayudarte a conseguir que el futuro de tu empresa sea un éxito.

En el contexto de la metodología Lean, el concepto de «pull» hace referencia a una estrategia de producción basada en la demanda real o en las necesidades del cliente.

De este modo, la empresa deja de lado la fabricación en masa o el enfoque «push«, donde se produce o se “empuja” el inventario hacia adelante en el proceso de producción en función de pronósticos.

En un sistema Pull, los productos o servicios se producen o se entregan solamente cuando hay una demanda real del cliente o se necesita reposición en función del consumo real. Esto garantiza la reducción del inventario, la minimización de los desperdicios y una mayor flexibilidad, ya que se puede responder más rápidamente a aumentos o disminuciones en la demanda sin tener que lidiar con inventarios excesivos.

La metodología Lean busca establecer una cultura en la que la mejora continua sea una parte integral de la forma en que se hacen las cosas.

En concreto, enfatiza la participación activa de todos los empleados de la empresa (desde los empleados de primera línea hasta la alta dirección) en la identificación de problemas y en la generación de ideas para mejorar la calidad de los productos.

Los equipos Lean deberán estar siempre pendientes de identificar formas de simplificar, optimizar y eliminar desperdicios en los procesos, realizando así pequeñas mejoras constantes en la productividad de la empresa.

El progreso y el impacto de las mismas se miden y evalúan de manera constante, de modo que se pueda comprobar que esa transformación esté teniendo el efecto deseado.

Ahora que ya conoces mejor la metodología Lean y los principios que la rigen, ha llegado el momento de averiguar si es el sistema más adecuado para aplicarlo en tu empresa. Veamos los pros y contras de este método de gestión de proyectos.

Los pros de la metodología Lean son numerosos y van a depender de cada empresa concreta, pero creo que los que refiero a continuación son cruciales para ayudarte a ser más competitivo y a prosperar en un entorno empresarial cada vez más ágil.

¡Vamos a verlos!

• Reducción de tiempo de espera: Con la metodología Lean, los flujos de trabajo se diseñan para eliminar cuellos de botella y tiempos de espera, lo que aumenta la velocidad de producción y, por lo tanto, la entrega del producto.
• Reducción de costes: La eliminación de desperdicios y la optimización de procesos suelen resultar en una reducción significativa de los costes operativos. Esta reducción puede tomar la forma de un ahorro en la mano de obra necesaria, en la cantidad de inventario, en el espacio de almacenamiento que hace falta, etc.
• Aumento de la eficiencia: La metodología Lean promueve la eficiencia a través de la optimización de procesos. Al eliminar las actividades que no agregan valor y estandarizar los procesos, se aumenta la productividad de la empresa. Al fin, los empleados pueden centrarse en tareas que realmente importan y evitar actividades innecesarias.
• Aumento en la satisfacción del cliente: Al enfocarse en la entrega de valor al cliente y en la calidad de los productos o servicios, Lean tiende a aumentar su nivel de satisfacción. Los productos se entregan más rápidamente y con menos defectos (gracias a la estandarización de los procesos), lo que supone una mejora en toda la experiencia.

Todo lo anterior suena maravilloso, ¿verdad? ¿Te cuesta ver cuáles podrían ser los posibles contras de aplicar la metodología Lean a tu actividad?

Pues lo cierto es que este método también plantea sus retos, si bien estos van a variar en función del sector, el contexto y la forma en que se aplique Lean.

• Cambio de cultura y esfuerzo extra de los empleados: Es habitual que la implementación de Lean requiera de un cambio significativo en la cultura y los procesos de una organización. Los empleados pueden resistirse a estos cambios, ya que estarán acostumbrados a prácticas y procesos antiguos. Además, la búsqueda constante de mejoras y la presión para eliminar desperdicios pueden suponerles un esfuerzo adicional considerable.
• Inversión de tiempo y recursos: Desde la capacitación de personal hasta la adquisición de nuevas tecnologías y otros cambios en la infraestructura y el diseño de procesos, la implementación inicial de Lean va a suponer (casi con toda seguridad) una inversión de tiempo y recursos considerable.
• Reducción de inventarios: Aunque la reducción de inventarios supone una ventaja de la metodología Lean, su gestión inadecuada puede provocar interrupciones en la cadena de suministro o variaciones en la demanda. Para tener éxito, será necesario sincronizar cuidadosamente parte de los procesos con los de proveedores y clientes.

En definitiva, las empresas suelen considerar que las ventajas del método Lean superan con creces a los inconvenientes.

Al fin y al cabo, estos problemas pueden gestionarse y minimizarse si los procesos se planifican e implementan cuidadosamente.

Cuando te planteas aplicar este método en tu empresa, debes tener en cuenta que existen varios tipos distintos de herramientas Lean y que, en función del tu sector, algunos te encajarán mejor que otros.

En general, las herramientas Lean tienen todas un objetivo común: eliminar procesos sin valor para los clientes. Estos son solo algunos ejemplos, ¡ten en cuenta que hay muchos más!

Se trata de crear un diagrama de flujo donde se identifiquen todas las actividades que componen un proceso.

Una vez tengamos esa secuencia, ya podremos identificar los puntos en los que se producen demoras o acumulaciones de trabajo. Estos cuellos de botella, a su vez, deberán ser analizados para encontrar sus causas subyacentes. Con todo esto comprendido, podrá darse una resolución o, cuanto menos, una propuesta de mejora.

Por ejemplo, los cuellos de botella provocados por procesos ineficientes se pueden solucionar mediante la simplificación y mejora de esos procesos. En cambio, si el problema se debe a la falta de recursos, es posible que haga falta contratar más personal o adquirir nuevo equipamiento.

Más que una herramienta, Just-In-Time es un sistema de gestión de inventario y fabricación a demanda.

Consiste en que la empresa ponga en marcha la producción solamente después de que el cliente haya solicitado el producto. Esto implica que las empresas no tienen que acumular inventario innecesario, lo que reduce el riesgo de acumular un exceso de componentes o productos, así como de que estos se dañen durante el tiempo que permanecen almacenados.

El mapeo del flujo de valor (VSM o Value Stream Mapping) es una herramienta de visualización del flujo de trabajo de un proyecto.

En muy resumidas cuentas, representa de manera pictórica los procesos que conducen a que el cliente reciba el producto: el desarrollo del producto, la cadena de suministro, el diseño, el control de calidad, el soporte post-venta, etc.

Este mapeo hace posible que los responsables de un negocio puedan representar, analizar, diseñar y optimizar cada flujo de trabajo involucrado en la producción de un producto o servicio desde el inicio hasta el final, identificando rápidamente las áreas de más valor y aquellas donde más residuos se generan.

El indicador de rendimiento clave OEE (eficacia global del equipo) se utiliza para medir la eficiencia de un equipo, una máquina o una línea de producción.

El OEE se utiliza para medir si el tiempo y los recursos se utilizan de forma efectiva. Según oee.com, la forma más sencilla de calcular este KPI es dividir el tiempo realmente productivo entre el tiempo que se pensaba dedicar a una tarea.

Por ejemplo, si pensabas dedicar 2 horas a trabajar en un proyecto, pero finalmente te has pasado 40 minutos peleándote con diversas funciones del software que necesitabas para completarlo, tu OEE habrá sido de algo menos del 67% (80 minutos trabajados de los 120 minutos reservados originalmente).

El Poka-Yoke es una técnica fundamental en Lean basada en la prevención de errores.

Básicamente, trata de eliminar defectos en cada proceso para reducir así la necesidad de inspecciones y correcciones posteriores, lo que conduce a una mayor eficiencia y un incremento en la calidad del producto o servicio final.

Por ejemplo, antes de cerrar un nuevo documento creado en un editor de texto, tu software te pregunta siempre si deseas guardarlo primero. Del mismo modo, los sistemas Poka-Yoke se centran en desarrollar soluciones que impidan que las personas cometan errores o, en el caso de que finalmente ocurran, generen una notificación inmediata y se puedan resolver rápidamente.

En resumen, Lean es una metodología muy potente que ha demostrado su efectividad en una amplia gama de sectores y organizaciones, desde las fábricas donde arrancó originalmente con el lean manufacturing hasta el sector de la construcción o el del desarrollo de software.

Y es que, en realidad, se puede aplicar este método prácticamente a cualquier sector o tipo de organización, tanto si es una multinacional como si se trata de una startup.

Lo importante es que los objetivos principales pasen por mejorar la eficiencia, incrementar la calidad del producto o servicio y generar una mayor satisfacción en el cliente mientras se reducen los costes operativos y los desperdicios de los procesos.