¿Cómo elaborar tu plan de comunicación?

Autor: | 2018-09-18T11:00:13+00:00 Fecha: 06/09/2018|Categorías: SEO y Marketing|Comentarios: Ningún comentario

La comunicación entre una empresa y sus clientes tiene como objetivo principal el informar sobre los productos o servicios que ésta oferta y las características y beneficios de los mismos. Para ello, deberás definir la línea de comunicación que va a seguir tu marca o empresa y comunicársela a todos los departamentos de ésta.

Tener un buen plan de comunicación repercutirá de forma positiva en tu empresa y te ayudará a acercarte a tus clientes potenciales

Además, si uno de los puntos débiles de tu empresa es llegar a tus clientes o darte a conocer entre tu público objetivo, es imprescindible que crees un buen plan de comunicación cuanto antes.

 

¿Qué es un plan de comunicación?

Un plan de comunicación es un documento que establece de forma clara cómo, cuándo y de qué forma se va a comunicar la empresa con su público, con el fin de alcanzar ciertos objetivos, y que tiene como fin reforzar y ayudar al plan de marketing (enlace al post de Bego).

Dentro del plan de comunicación, existen dos tipos según hacia dónde nos dirigimos:

  • El plan de comunicación externa. Se trata de la comunicación hacia tu público objetivo para conseguir que éste se convierta en tu cliente y tenga una buena imagen de tu marca.
  • El plan de comunicación interna. Se trata de la comunicación que existe entre los diferentes trabajadores de tu empresa y que favorece el traspaso de información y conocimiento que se genera en los diferentes departamentos de una empresa.

Además, dentro de cada uno de estos apartados, deberíamos diferenciar entre los dos tipos de canales en los que se va a llevar a cabo la estrategia:

  • Plan de comunicación online. Son las acciones que se llevarán a cabo a través de medios digitales como la página web de la empresa, el blog corporativo, las redes sociales, el correo electrónico, la publicidad digital, etc.
  • Plan de comunicación offline. Son las acciones que se llevarán a cabo a través de medios tradicionales como el teléfono, las tarjetas de visita, la cartelería, etc.

 

¿Para qué sirve un plan de comunicación?

Un plan de comunicación sirve para planificar los recursos de tu empresa de manera ordenada y estratégica, optimizando tanto los recursos materiales como los humanos.

Además, te permite trazar una hoja de ruta con las acciones que tu empresa debe seguir para conseguir transmitir el mensaje adecuado a tu público objetivo.

Gracias a un buen plan de comunicación empresarial todas las personas que trabajen en tu empresa dispondrán de una brújula que les ayudará a saber qué camino tomar para alcanzar los objetivos de tu marca.

Finalidad de un plan de comunicación interna

  • Conseguir un mensaje que unifique el mensaje global, la misión, la visión y los valores de tu empresa.
  • Crear un flujo de comunicación bidireccional en el que cualquier persona de la empresa pueda compartir sus ideas con el resto de la plantilla.
  • Hacer partícipes a todos los empleados de los logros de la empresa.
  • Facilitar el flujo de la información y evitar la pérdida de datos que pueden resultar útiles.

 

¿Por qué es importante tener un plan de comunicación?

Todo negocio comunica algo sobre él y es necesario hacerlo de forma consciente, para evitar comunicar algo negativo por haberlo hecho de forma intuitiva o para probar.

Beneficios de tener un buen plan de comunicación

  • Fortalecer la imagen de marca de la empresa debido a que trabajando la imagen desde dentro, será más fácil proyectar una buena imagen hacia fuera.
  • Trabajar la estrategia empresarial porque un plan de comunicación no sólo es externo, sino también interno, y se debe conseguir que exista una cohesión entre los objetivos del equipo directivo y los empleados de los diferentes departamentos de tu empresa.
  • Identificar el talento y potencial de cada miembro del equipo humano de tu empresa.
  • Analizar en equipo la estrategia de la empresa, mejorando la consecución de los objetivos empresariales al compartir información e ideas.
  • Aumentar la fidelización hacia la marca, ya que, con el mensaje adecuado, tus clientes conectarán con tu empresa y se verán identificados por su filosofía.
  • Permite tomar decisiones rápidas y acertadas, puesto que tu empresa tendrá un plan bien trazado y todos los componentes de ésta lo conocerán.
  • Incrementar la cuota de mercado. Si defines qué producto o servicio vender, qué mensaje utilizar y qué canal de comunicación usar, tus campañas llegarán a los clientes que de verdad estén interesados.
  • Ayuda a conocer cómo comunicar la información de forma efectiva.
  • Establece pautas a corto, medio y largo plazo para mejorar la imagen de tu empresa y tener un mensaje homogéneo y que represente a su filosofía.
  • Te ayuda a conocer qué recursos son necesarios para cada acción, reduciendo así los costes de tu empresa.
  • El proceso de planificación te permite definir tu audiencia y consumidores y a qué público estás intentando alcanzar.
  • Evaluar y mejorar la eficacia de las estrategias a la hora de conseguir los objetivos establecidos.

 

¿Cómo elaborar un plan de comunicación?

Realiza un análisis interno y externo de tu empresa

Debemos empezar por conocer cuál es la situación actual del mercado y cuál es la situación actual de nuestra empresa.

Para ello, deberás realizar dos análisis:

  • Un análisis del entorno con la finalidad de averiguar cómo se encuentra el mercado en el que opera tu empresa, quién es tu competencia y qué está haciendo, qué aspectos afectan a tu empresa…
  • Un análisis interno de tu empresa. Para ello, puedes utilizar un DAFO:

Plan de comunicación - Análisis DAFO

Cuando tengamos toda esta información, nos será más fácil saber cuáles deberían ser nuestros objetivos y qué oportunidades o fortalezas podemos aprovechar para alcanzarlos.

 

Define los objetivos de tu plan de comunicación

Es uno de los puntos más importantes en el plan de comunicación, puesto que si no los definimos bien y somos realistas, las acciones que realicemos no nos llevarán a conseguirlos.

Te recuerdo que los objetivos deben ser SMART: Específicos, Medibles, Alcanzables, Realistas y acotados en el Tiempo

Hay dos tipos de objetivos:

  • Objetivos cuantitativos como, por ejemplo, conseguir aumentar un 20% tus seguidores de Facebook en 3 meses.
  • Y objetivos cualitativos como, por ejemplo, conseguir mayor visibilidad de tu marca a través de publicaciones en blogs de otros profesionales o de medios de comunicación.

Además, debes tener en cuenta que deberás definir por lo menos una acción por cada objetivo que tengas, por lo que es importante que priorices y que escojas 4 o 5 objetivos para tu plan de comunicación, puesto que tener muchos podría retrasar que consigas algunos de ellos.

 

Conoce a tu público objetivo

Debes saber a quién vas a dirigirte y conocer a tu público lo mejor posible:

  • ¿Es principalmente hombre o mujer?
  • ¿De dónde es?
  • ¿Qué edad tiene?
  • ¿A qué se dedica?
  • ¿Qué nivel de estudios tiene?
  • ¿Qué nivel de ingresos tiene?
  • ¿Qué aficiones tiene?
  • ¿Qué medio de comunicación utiliza para estar informado?

Para obtener toda esta información, puedes utilizar herramientas como las estadísticas que proporcionan las redes sociales o Google Analytics.

Como uno de los ejemplos de objetivos era sobre Facebook, vamos a ver los datos sobre el público de esa red social (en este caso, los datos de mi página de Facebook):

Plan de comunicación - Público Facebook

Cuanto más información tengas sobre tu público objetivo, más fácil te será llegar a ellos.

 

Define el mensaje

Es hora de definir el mensaje que quieres transmitir a tu público objetivo.

Para ello, el mensaje debe ser:

  • Claro y conciso.
  • Lenguaje adaptado a tu público objetivo.
  • Tono acorde a tu público objetivo y a tus objetivos.
  • Sin faltas gramaticales ni errores ortográficos.

Si no sabes cómo realizar este paso puedes hacerte algunas preguntas como:

  • ¿Qué quieres transmitir?
  • ¿Qué puede interesarle a tu público?
  • ¿Afecta de forma directa o indirecta a tu público?
  • ¿Cómo o dónde puede obtener más información?

 

Selecciona los canales

Si quieres llegar a tu público objetivo, debes transmitirles tu mensaje a través de los canales que suelan utilizar.

Es importante que elijas bien estos canales, puesto que podrías estar invirtiendo tiempo y dinero en un canal en el que no vas a obtener resultados al no estar tu público objetivo.

Pero antes, debes conocer qué canales puedes utilizar en tu estrategia. Algunos de ellos son:

  • Canales offline: televisión, radio, prensa, vallas publicitarias, eventos, etc.
  • Canales online: página web, blog, redes sociales, email, etc.

No tienes por qué elegir sólo un tipo de canal, ni un canal sólo, sino que puedes escoger varios siempre y cuando tengas los recursos necesarios para gestionarlos.

Por ejemplo, si tu público se localiza en un lugar concreto puedes utilizar canales offline como publicaciones locales, radio local o cartelería, y canales online como las redes sociales o tu página web.

Sin embargo, si quieres llegar a un público de diferentes lugares geográficos, puedes utilizar canales offline como la televisión o el patrocinio de eventos, y canales online como las redes sociales o tu página web o blog.

Y cuando me refiero a las redes sociales, no me refiero a todas ellas, sino que dependiendo del sector de tu empresa y de la edad de tu público objetivo, deberías tener presencia en una u otra.

Por ejemplo, según el estudio de IAB Spain sobre las redes sociales en 2018, estas son las redes sociales más utilizadas por la generación Z y los millenials:

Plan de comunicación - Canales

 

Planifica el tiempo y tus recursos

Antes de ponernos a desarrollar la estrategia que vamos a seguir en nuestro plan de comunicación, debemos tener en cuenta nuestros recursos.

Implementar una estrategia de comunicación necesita de tiempo y de profesionales que sepan llevar a cabo las acciones necesarias para conseguir los objetivos de tu empresa.

Por ello, se debe planificar el tiempo necesario para cada una de las acciones, el dinero que se va a invertir en el plan y todos los demás recursos que se pueden necesitar y se tienen disponibles para ello.

También se debe seleccionar las herramientas que se van a utilizar para poner en marcha el plan de comunicación y monitorizar los resultados.

Por ejemplo, puedes crear un presupuesto agrupado en:

  • Inversión que vas a hacer en profesionales para implantar el plan.
  • Inversión que vas a hacer en herramientas para programar y monitorizar las acciones.
  • Inversión que vas a hacer en publicidad, tanto online como offline.

Y crear un planning, con cualquier herramienta destinada a ello o con una agenda, para saber cuánto tiempo se le va a dedicar a cada acción, incluyendo quién se va a encargar de hacer cada una de las tareas del planning.

 

Desarrolla la estrategia que vas a seguir

Después de todo el análisis, ya sólo nos queda elegir qué acciones vamos a llevar a cabo para conseguir cada uno de los objetivos que hemos fijado.

Por ejemplo, si quieres aumentar tus seguidores en Facebook puedes realizar alguna de estas acciones:

  • Publicar contenido de otros profesionales del sector que sean de utilidad y de calidad para nuestra comunidad.
  • Interactuar con tu comunidad haciéndoles partícipes de tu marca o empresa.
  • Comentar publicaciones de otras personas del sector, siempre que se tenga algo interesante que decir y sin entrar en polémicas.
  • Compartir contenido creativo y de calidad, que llame la atención de los usuarios y que aporte algo a tu público objetivo.
  • Dejar de publicar contenido con la única finalidad de vender tus productos o servicios.

 

Evalúa y mide los resultados obtenidos

Si no se mide, no se puede saber qué se está haciendo bien y qué se está haciendo mal.

Por ello, con cierta periodicidad (semanal, mensual o trimestral) deberás evaluar los resultados obtenidos y si se están consiguiendo los objetivos o hay que modificar la estrategia para conseguirlos.

Siguiendo con el ejemplo de aumentar los seguidores de tu Facebook, podríamos seleccionar las siguientes métricas:

  • Número de seguidores nuevos
  • Número de comentarios en tus publicaciones
  • Número de interacciones en tus publicaciones
  • Número de compartidos en tus publicaciones
  • Número total de seguidores

¿Has creado ya el plan de comunicación de tu empresa? ¿Tienes alguna duda sobre cómo hacerlo o cómo ponerlo en marcha?

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Jessica Quero
Soy Community Manager y en mi blog ayudo a que los perfiles sociales, tanto de profesionales como de empresas, tengan una mayor visibilidad y generen comunidad, y a concienciar de la importancia de protegernos adecuadamente en Internet.

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