RoundCube Webmail: guía o manual de este gestor de correo online

Autor: | 2018-09-19T02:16:24+00:00 Fecha: 25/01/2018|Categorías: Soporte y Ayuda|Comentarios: Ningún comentario

Si eres cliente de Raiola Networks, sabes que puedes elegir entre utilizar RoundCube, SquirrelMail o Horde para leer tus emails online. En este post, vamos a darte una guía o manual completo de RoundCube webmail en español. Aprenderás a realizar las tareas más habituales: cómo iniciar sesión en RoundCube webmail desde cPanel, cómo utilizar la bandeja de entrada de RoundCube, cómo gestionar tus contactos de RoundCube o cómo crear una firma personalizada para tus correos electrónicos, entre otras muchas cosas. Si al final del manual aún tienes dudas, deja un comentario y te responderemos o añadiremos un nuevo apartado al post. ¡Al lío!

 

Qué es RoundCube webmail

En primer lugar, para quien no lo sepa, vamos a dejar claro qué es RoundCube webmail: RoundCube es un servicio de correo web de código abierto que te permite consultar tus emails desde cualquier navegador. De esta forma, no necesitas tener ningún software concreto instalado, sino que puedes consultar y gestionar tus correos desde el móvil o desde un ordenador que no es el tuyo, como el del trabajo o el de un amigo. Tan solo necesitas contar con un dispositivo con conexión a internet y el navegador que tú prefieras.

Eso sí, ten en cuenta que no es recomendable que accedas a tus correos a través de RoundCube desde redes públicas, conexiones compartidas o inseguras. El webmail está pensado, más bien, para que no tengas problemas si viajas a menudo con un PC que no es el habitual o si tan solo gestionas los emails de una o varias cuentas de forma ocasional y no quieres instalarte un gestor de correo específico para ello.

Salvo ese inconveniente, el servicio de webmail RoundCube es todo ventajas:

  • No necesitas descargarte los mails en tu ordenador para poder consultarlos, ya que los correos se almacenan en el servidor.
  • Puedes crear nuevas cuentas de email, o eliminarlas, de forma muy sencilla.
  • RoundCube es un servicio de correo web ligero y con una interfaz muy fácil de usar.

 

Cómo gestionar cuentas de correo desde cPanel

Haz login en cPanel en “tudominio/cpanel” (o desde el Área de Clientes de Raiola Networks), introduciendo tu correo y password.

Iniciar sesión en cPanel

Baja hasta la sección llamada “Correo Electrónico” y haz clic en “Cuentas de correo electrónico”. En esta sección podrás, en primer lugar, añadir nuevas cuentas de correo electrónico (en la parte superior de la página) y, en segundo lugar, visualizar todas las cuentas de email que ya has creado en tu hosting.

cPanel cuentas correo electrónico

Al lado de cada cuenta de correo ya creada, en la columna “Acciones”, verás que hay varias opciones:

  • Cambiar la contraseña de la cuenta de correo
  • Cambiar la cuota destinada a la cuenta de correo
  • Instalar un cliente de correo electrónico para esa cuenta
  • Borrar la cuenta de correo
  • También verás el desplegable “Más”, que te ofrece opciones adicionales como “Acceder a Webmail”.

 

Cómo iniciar sesión en RoundCube webmail

Existen distintas formas de iniciar sesión en tu correo RoundCube.

  1. Puedes acceder al inicio de sesión de RoundCube insertando “webmail” detrás de tu nombre de dominio; por ejemplo, “midominio/webmail”. Llegarás a una pantalla en la que tendrás que introducir tu email completo y su correspondiente contraseña. A continuación, elige el gestor de correo web que quieres utilizar (en este caso, RoundCube) y ya se iniciará la sesión.
  2. Puedes iniciar sesión en RoundCube desde cPanel con la ventaja de que, al haber iniciado sesión en el panel de control, no tendrás que loguearte también en tu webmail, sino que se abrirá tu correo sin que tengas que introducir ningún dato de acceso. Te explicamos el proceso con capturas a continuación.

 

Cómo acceder a RoundCube desde cPanel

Para iniciar sesión en tu correo RoundCube desde cPanel, como te decíamos en el apartado anterior, tienes que acceder al panel de control y hacer scroll hasta la sección “Correo Electrónico”. Haz clic en “Cuentas de correo electrónico”, encuentra la cuenta de correo a la que quieres acceder y haz clic en el botón desplegable “Más” que verás bajo la columna “Acciones”. Como ves en la imagen siguiente, en el desplegable encontrarás la opción “Acceder a Webmail”:

cPanel cuentas correo electrónico

Tras hacer clic en “Acceder a Webmail”, visualizarás los 3 gestores de correo web que te ofrecemos en Raiola Networks: Horde, RoundCube y SquirrelMail. Si quieres, llegados a este punto puedes establecer RoundCube como tu gestor de correo web predeterminado haciendo clic en “Establecer por defecto”. De este modo, en el futuro, al acceder al webmail desde cPanel te saltarás el paso de elegir gestor e irás un poco más rápido.

cPanel elegir webmail

Tanto si lo estableces Roundcube como tu gestor de correo por defecto como si lo dejas para más tarde, haz clic en RoundCube y ya podrás gestionar la cuenta de correo que has escogido. Este es el aspecto de una bandeja de entrada de RoundCube para un correo que acabamos de crear:

Bandeja entrada RoundCube webmail

 

Cómo cambiar la contraseña de RoundCube desde cPanel

Es posible que hayas creado cuentas de correo y te hayas olvidado de apuntar la contraseña en un lugar seguro o que la hayas perdido sin querer. Si esto sucede y no dispones de la contraseña de acceso al webmail de una de tus cuentas, puedes cambiarla fácilmente desde cPanel. De hecho, no necesitarás la contraseña antigua en ningún momento.

Solo tienes que acceder a tu cPanel como ya te hemos indicado anteriormente, ir a la sección “Correo Electrónico” y bajar hasta la cuenta de correo cuya contraseña quieres cambiar. En la columna “Acciones” verás el icono de una llave y la palabra “Contraseña”:

cPanel cuentas correo electrónico contraseña

Haz clic en “Contraseña” e introduce o genera una contraseña nueva (y no te vayas sin hacer clic en “Guardar contraseña”):

cPanel cuentas correo electrónico contraseña nueva

Recuerda que también es recomendable cambiar las contraseñas de tu email de vez en cuando para garantizar su seguridad, incluyendo mayúsculas y minúsculas, cifras y símbolos. Si haces clic en “Generar”, cPanel creará una contraseña 100% segura por ti, utilizando las opciones establecidas en el desplegable que está justo al lado de la opción “Generar”. Puedes escoger una contraseña con mayúsculas, minúsculas (o ambas), símbolos o números (o ambos):

cPanel correo electrónico contraseña

 

Bandeja de entrada de RoundCube

Una vez iniciada la sesión, verás algo similar a esto:

RoundCube webmail mailbox

Como verás, la bandeja de entrada de RoundCube es similar a la de cualquier otro gestor de correo web. Aterrizarás en la bandeja de entrada por defecto (verás que la pestaña “Correo”, en el menú superior derecho (1), está destacada en azul) y podrás utilizar el menú superior izquierdo (2) para gestionar tus mensajes. Te explicamos las distintas opciones de la bandeja de entrada de Roundcube, aunque seguro que no lo necesitas porque son las habituales:

  • “Actualizar” sirve para comprobar si hay mensajes nuevos.
  • “Redactar” abrirá una nueva pantalla en la que podrás:
    • rellenar los datos sobre el destinatario (puedes utilizar tus contactos guardados)
    • indicar el asunto
    • elegir el tipo de editor: solo texto o HTML
    • introducir el cuerpo del mensaje (con la opción de emplear respuestas guardadas)
    • asignar un nivel de prioridad
    • solicitar la confirmación de recibo del correo
    • solicitar la notificación de estado de la entrega
    • guardar el correo en la carpeta que prefieras
    • adjuntar archivos
    • enviar el mensaje o guardarlo para más tarde
  • “Responder” o “Responder a todos” son las opciones que te permitirán contestar a los mensajes que recibas.
  • También puedes “Reenviar” esos mensajes (en el cuerpo del correo o como adjunto).
  • “Eliminar” enviará los correos a la “Papelera”.
  • Si haces clic en “Marcar”, se abrirá un desplegable que te permitirá destacar el mensaje “Como leído”, “Como no leído”, “Como resaltado” o “Como no resaltado”. Estas categorías te permitirán después hacer búsquedas más rápidas entre tus mensajes desde el desplegable que tienes a la derecha del menú (3), donde por defecto se muestra “Todos”. Si haces clic en las flechas laterales, podrás buscar los mensajes por categoría concreta, por nivel de prioridad o por contener adjuntos. El otro buscador, marcado con el icono de una lupa, te permitirá realizar búsquedas por los campos concretos del mensaje en cuestión (como “Destinatario”, “De”, “Asunto”, etc.) y filtrar por fecha y por la carpeta en la que se encuentra.
  • Volviendo a la última opción del menú superior izquierdo, “Más” abrirá otro desplegable. Desde él podrás elegir “Imprimir este mensaje”, “Descargar (.eml)” (opción que explicaremos a continuación), “Editar como nuevo”, “Mostrar código”, “Mover a…” y definir la carpeta que prefieras, “Copiar a…” y definir la carpeta que prefieras y, por último, “Abrir en una ventana nueva”.

En la columna de la derecha (4) podrás escoger la carpeta de emails que deseas visualizar. Por defecto, verás “Entrada”, “Borradores”, “Enviados”, “SPAM” y “Papelera”. ¿Quieres crear carpetas nuevas en RoundCube? Tan solo tienes que hacer clic, en la misma columna, en la rueda dentada de la parte inferior izquierda. Te dará las opciones “Compactar” (para compactar la carpeta en la que te encuentras), “Vaciar”, “Marcar todos como leídos”, “Importar mensajes” (que explicaremos más abajo) y, por último, “Administrar carpetas”.

Haz clic en “Administrar carpetas” y aterrizarás en una pantalla como la de la imagen inferior, desde la que podrás gestionar todas las carpetas existentes y crear carpetas y subcarpetas nuevas haciendo clic en el signo “+”, indicando un nombre y definiendo la carpeta raíz. Verás que hay 2 carpetas para el correo basura, “SPAM” (marcada por defecto) y “spam” (que genera el sistema antispam SpamAssassin y que aparecerá desmarcada). Marca el checkbox de la carpeta “spam” para que pase a formar parte del menú principal y así no se te escape ningún correo sin querer:

Administrar carpetas RoundCube spam

Vuelve atrás, a la bandeja de entrada de Roundcube: el menú que está directamente debajo de la lista de mensajes (5) te permitirá visualizarlos a tu gusto (en modo lista o organizados por hilos), seleccionarlos en grupo y cambiar de página.

 

Cómo importar y exportar correos desde RoundCube

Vamos a explicar cómo importar y exportar correos en RoundCube en un apartado concreto, porque es importante.

Si quieres contar con una copia de seguridad de ciertos correos, debes iniciar sesión en RoundCube webmail y, una vez te encuentres en tu bandeja de entrada, seleccionar los emails que desees exportar. Para seleccionar muchos a la vez, ve a la parte inferior de la bandeja y haz clic en “Seleccionar” > “Todos”. A continuación, haz clic en la opción “Más” y selecciona “Descargar (.eml)”. Los archivos EML son compatibles con la mayoría de programas de email, así que no tendrás problemas para restaurarlos más adelante.

Para llevar a cabo la tarea opuesta e importar correos a RoundCube que tienes almacenados en tu equipo, haz clic en la rueda dentada de la parte inferior izquierda de la bandeja de entrada y escoge “Importar mensajes”.

Bandeja inbox importar mensajes

A continuación, selecciona el archivo que deseas importar y pulsa en “Cargar”. Una vez se complete la restauración de tus mensajes, tu servicio de correo RoundCube te mostrará un mensaje de confirmación.

 

Cómo crear y gestionar contactos en el webmail RoundCube

Tu correo de RoundCube te permite dar de alta nuevos contactos y administrar grupos. Puedes hacerlo desde la opción “Contactos”, que se encuentra en la parte derecha del menú superior, junto a la opción “Correo” en la que aterrizamos por defecto al iniciar sesión en RoundCube y en la que se encuentra la bandeja de entrada. Haz clic en “Contactos” y en la pantalla resultante verás 2 columnas: “Grupos” y “Contactos”.

Contactos RoundCub webmail

Para crear un nuevo contacto, tan solo tienes que hacer clic en el signo “+” e introducir los datos que se solicitan. Bajo la pestaña “Propiedades” constarán toda la información de contacto básica, pero también puedes anotar datos personales bajo “Información personal” y hacer anotaciones relevantes bajo la tercera pestaña, “Notas”.

La columna “Grupos” te permitirá agrupar tus contactos de RoundCube de la forma que más cómoda te resulte. Por ejemplo, puedes crear grupos para “Familia”, “Trabajo” o “Amigos” y vincular los contactos que correspondan a cada uno de esos grupos. Para crear un grupo, también tienes que hacer clic en el signo “+” de la parte inferior de esa columna. Nombra el grupo y haz clic en “Guardar”:

Grupos contactos RoundCube webmail

A continuación, solo tendrás que arrastrar los contactos que quieras al grupo al que deban pertenecer y ya quedarán vinculados. Puedes arrastrar el contacto a más de un grupo, para que quede asociado a varios diferentes. Una vez realizado este proceso, podrás enviar correos a un grupo entero: tan sólo tienes que marcarlo y hacer clic en “Redactar”, así todos los contactos de ese grupo serán destinatarios del mensaje.

Como opciones adicionales, en esta misma pantalla puedes buscar, importar y exportar contactos. Si quieres buscar un contacto concreto, puedes hacer clic en “Avanzadas” y rellenar uno de los campos que te permite especificar. Para importar contactos a RoundCube, haz clic en “Importar” y carga un archivo CSV haciendo clic en “Importar desde archivo”.

Del mismo modo, si deseas exportar los contactos creados en tu RoundCube, haz clic en “Exportar”. Te dará a elegir entre exportarlo todo o solamente los contactos concretos que hayas seleccionado. Para seleccionar varios contactos, haz clic sobre ellos mientras mantienes la tecla Ctrl pulsada. Escoge una de las 2 opciones, “Exportar todo” o “Exportar seleccionados”, y se descargará un archivo de vCard a tu equipo.

 

Cómo crear la firma en RoundCube webmail

Si haces clic en “Configuración”, la tercera opción que se encuentra junto a “Correo” y “Contactos” en el menú superior derecho, accederás a todas las opciones de configuración de RoundCube webmail. Las opciones de “Preferencias” te permitirán modificar algunos aspectos interesantes de la visualización y el tratamiento de los mensajes.

Para crear una firma personalizada en RoundCube debes, en primer lugar, acceder a “Composición de Mensajes” dentro de “Preferencias”. En esta pantalla verás la opción “Escribir mensajes en HTML” y deberás seleccionar “siempre” en el desplegable. De este modo, siempre que redactes un correo, éste mostrará la firma que hayas configurado. En la misma pantalla, recuerda también marcar con el valor “siempre” la opción “Añadir firma automáticamente”. Aquí tienes una captura, para verlo más claro:

Configuración preferencias firma personalizada siempre

A continuación, accede al buzón de correo para el que quieres configurar la firma. Para ello, haz clic en “Configuración”, en la esquina derecha del menú superior, y después en “Identidades”. Busca la dirección de correo que corresponda en la columna “Identidades” y activa la casilla “Firma HTML”. Así ya podrás crear la firma que quieras utilizando el editor (como siempre, no te olvides de “Guardar”). Recuerda que el editor te permite insertar imágenes e hipervínculos (a través de los iconos correspondientes), sin necesidad de utilizar código HTML.

Configuración identidades firma HTML

 

Cómo gestionar las identidades en RoundCube

Seguimos dentro de “Configuración” y, como ya hemos visto cómo administrar las carpetas en la opción “Carpetas” de RoundCube, vamos a pasar a la opción “Identidades”. RoundCube te permite crear diferentes identidades entre las que podrás elegir (en el campo “De”) una vez inicies la composición de un nuevo mensaje. Haz clic en el signo “+” e introduce los datos que prefieras. ¡Puedes crear tantas identidades como necesites!

 

Crear plantillas de respuesta en RoundCube

Si quieres ahorrar tiempo, RoundCube te permite crear respuestas predefinidas. Dentro del menú “Configuración”, haz clic en “Respuestas” y en el signo “+”. Define un nombre con el que puedas reconocer la nueva plantilla a simple vista e introduce el texto de la respuesta. A continuación, haz clic en “Guardar”. ¡Listo! En el futuro, cuando desees contestar a un correo utilizando una plantilla, tan solo tendrás que hacer clic en la opción “Respuestas” del menú superior.

Plantilla respuesta RoundCube webmail

 

Cómo configurar redirecciones en RoundCube webmail desde cPanel

Si quieres que te lleguen copias de los correos recibidos a otra dirección de mail, lo primero que debes hacer es iniciar sesión en cPanel como te explicamos más arriba. Desde el apartado “Correo Electrónico”, accede a las “Cuentas de correo electrónico” y entra en webmail desde la cuenta de correo para la que quieras configurar la redirección. No hace falta que entres en RoundCube en concreto, ya que la función de creación de redirecciones está integrada directamente en cPanel. Haz clic en el botón de usuario y pulsa en “Reenviadores”:

Reenviadores usuario cPanel

A continuación, haz clic en “Añadir reenviador” para crear una redirección nueva. Tan solo tienes que indicar el correo al que quieres que lleguen los emails reenviados (y hacer clic en “Añadir reenviador”):

Añadir reenviador desde cPanel

 

Cuando termines, puedes volver a entrar en “Reenviadores” para comprobar que la redirección se ha añadido a tu cuenta de forma correcta.

 

Cómo filtrar el spam en RoundCube desde cPanel

Seguramente quieras ser capaz de hacer caso omiso del correo basura que todos recibimos cada día. Para ello, en Raiola el panel de control cPanel ya cuenta con un sistema antispam: aquí tienes un vídeo para aprender a configurar SpamAssassin. Aun contando con SpamAssassin, en este apartado vamos a explicarte cómo crear filtros anti-spam para RoundCube desde cPanel y ayudarte así a afinar el tema al máximo.

En primer lugar, inicia sesión en cPanel, ve directo al apartado “Correo Electrónico” y pincha en “Cuentas de correo electrónico”. A continuación, haz clic en el icono de usuario, igual que hicimos en la sección anterior, pero esta vez pulsa en “Filtros de correo electrónico”:

Filtros correo electrónico usuario cPanel

Llegarás a una pantalla en la que podrás configurar 1 o más filtros que te ayuden a evitar el spam en RoundCube:

Filtros antispam desde cPanel

Verás que la configuración de filtros es muy intuitiva: nombra el filtro y elige los parámetros por los que quieres filtrar para así crear diferentes reglas o condiciones. Puedes filtrar por remitente, por asunto, por el contenido del cuerpo del mensaje o por la puntuación de spam, por ejemplo. Una vez decidas la regla que vas a crear, en el desplegable “Acciones” tendrás que marcar lo que va a ocurrir cuando recibas un correo que cumpla con los parámetros que has marcado. Puedes borrarlo de forma automática, redirigirlo o enviarlo a una carpeta concreta, por ejemplo.

Cuando estés satisfecho con tu filtro, haz clic en “Crear” para añadirlo al listado de filtros de email de tu correo RoundCube. Justo bajo la lista de filtros, verás la opción “Prueba de filtro”, que te permite comprobar si la condición que has creado funciona como esperabas:

Prueba de filtro antispam cPanel para RoundCube

 

Cómo activar una respuesta automática en RoundCube desde cPanel

La función de autorrespuesta también está integrada directamente en cPanel, así que para configurarla tienes que iniciar sesión en el panel de control, ir al apartado “Correo Electrónico” y pinchar en “Cuentas de correo electrónico”. Haz clic en el icono de usuario y elige “Auto contestadores”. Llegarás a esta pantalla:

Autocontestadores cPanel para RoundCube

Para crear una respuesta automática en RoundCube, dirígete al botón “Añadir autocontestador” y rellena los datos necesarios: intervalo (cantidad de horas que deben pasar entre respuestas a la misma dirección de correo), remitente, asunto, cuerpo, inicio y finalización. Para escoger fechas y horas concretas de inicio y fin del envío del autoresponder, haz clic en “Personalizado”.

Fecha inicio fin autocontestador

Pulsa en “Crear/Modificar” para guardar tu respuesta automática en RoundCube y vuelve atrás para verla, correctamente configurada, en la lista “Auto contestadores actuales”.

 

Conclusiones sobre RoundCube webmail

¿Has usado el gestor de correo RoundCube alguna vez? En nuestra opinión, aunque los 3 son servicios de correo web bastante básicos, RoundCube webmail tiene una interfaz más limpia que Horde o SquirrelMail y, además, tiene opciones de “arrastrar y soltar” y un editor HTML que facilita la edición de los correos. Dentro de que es una solución para utilizar de forma esporádica cumple con su función perfectamente. ¿Te ha sido útil esta guía de RoundCube webmail en español? Si no has encontrado la respuesta a alguna duda, deja un comentario y añadiremos esa información al post.

Técnico de marketing online y redactora en el sector del hosting desde 2012. Le gustan los libros de Le Guin y hacer la guerra psicológica a los sysadmins.

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