Usuarios de WordPress: ¡Aquí lo tienes todo!

Por | 2018-05-08T18:02:12+00:00 08/05/2018|WordPress|Sin comentarios

Seguro que has escuchado una y mil veces el concepto de usuarios WordPress, tanto si has trabajado alguna vez con con este CMS como si no.

Hoy vamos a hilar fino el tema, para que lo sepas todo sobre las diferentes tipologías de usuarios WordPress y no se te escape nada.

Seguro que después de leer este post gestionarás de un modo mucho más fácil e intuitivo tus usuarios WordPress. Si no tienes conocimientos avanzados sobre la materia, aquí descubrirás todo un nuevo mundo de posibilidades que te permitirán expandir tus horizontes.

 

 

¿Qué es un usuario WordPress?

En WordPress, entre otras muchas cosas, es necesario controlar el acceso al dashboard o escritorio y, a su vez, gestionar los tipos de accesos que existen (teniendo en cuenta qué le dejamos hacer a cada persona). Para simplificar, podemos asociar usuario a persona.

Imagínate que tu sitio web es como un edificio de acceso restringido y que el usuario de WordPress es una de las personas que trabajan en el mismo. Cada persona tiene una identificación que le permite acceder al edificio y cada tipo de empleado tendrá acceso a distintas zonas de las instalaciones, en función del cargo que tenga en la organización. No tendría mucho sentido que el cocinero de la empresa pudiera acceder a la caja fuerte, ¿verdad?

Pues en WordPress sucede lo mismo, pero en otros términos. Cada persona es un usuario que, para identificarse, tiene un sistema de autenticación que consiste en:

  • un nombre de usuario o alternativamente email
  • una contraseña

Utilizando estos datos de acceso, como usuario podrás “loguearte’’ en el panel de acceso al dashboard, el guardia jurado particular de WordPress.

Continuando la analogía anterior, cada usuario tiene acceso a determinadas funciones del sitio web. Dependiendo de cuáles sean sus tareas, podrá controlar distintas opciones y llevar a cabo unas acciones u otras (las explicaremos a continuación).

Resumiendo lo anterior, quédate con que:

  • usuario = persona
  • distintas personas pueden tener distintos permisos
  • cada persona tiene su contraseña secreta de acceso

 

Tipos de usuarios WordPress

¡Manos a la obra! Para empezar, vamos a repetir que existen distintos tipos de usuarios WordPress, en función de las capacidades que nos interesa que tengan. Puedes ser el dueño y señor de un sitio, pero quizá de vez en cuando necesites ayuda. Por ejemplo, para crear nuevas entradas o contenido: tareas sencillas que no afectan al funcionamiento y/o estructura del sitio.

Los distintos tipos de usuarios WordPress, ordenados de más privilegiados a menos, son los siguientes:

  • Super Admin (también conocido como Super Administrador): es un tipo de usuario WordPress que tiene plenas capacidades para administrar todos los WordPress en una red multisitio. Este tipo de usuario no es de uso frecuente y no aparece por defecto en los sitios estándar, tan solo en las instalaciones multisitio.
  • Administrador: este tipo de usuario WordPress es el que cuenta con todos los privilegios y puede administrar todos los aspectos del sitio, desde instalar nuevos plugins hasta editar posts, tanto propios como de otros usuarios WordPress. También puede instalar, modificar y borrar temas; crear, editar y borrar páginas; subir o borrar archivos multimedia; moderar comentarios; gestionar usuarios y manipular todos los ajustes en general.
  • Editor: este tipo de usuario WordPress carece de capacidades de administración/gestión del sitio, pues solo se encarga de tareas relacionadas con el contenido. Puede moderar comentarios, administrar tags, etc. Es el tipo de usuario WordPress ideal para tu mano derecha.
  • Autor: como su propio nombre indica, los roles de este usuario WordPress se limitan a publicar entradas (subiendo archivos para ellas si fuese menester), borrarlas o editarlas.
  • Colaborador: la participación de este usuario es extremadamente limitada, pues tan solo puede editar las entradas que son de su propia autoría.
  • Suscriptor: su actividad se limita a poder leer entradas y páginas públicas. Tiene un nivel de interacción muy limitado en WordPress. El sentido de este usuario WordPress es controlar quién puede visualizar ciertos tipos de contenido. Sin ir más lejos, puede serte de interés para una campaña de comunicación comercial: tendrás los datos de los lectores del sitio y estos no serán meros visitantes anónimos a los que te sería imposible contactar en un futuro. Además, cuando generes nuevas páginas o entradas, podrás hacer que estas solo sean visibles para usuarios registrados como, por ejemplo, el usuario de tipo suscriptor. De este modo, además, el usuario podrá mantenerse fácilmente al tanto del nuevo contenido publicado en tu sitio (si fuese de su interés).

 

Roles de usuarios WordPress

Esquema usuarios wordpress

Ahora que ya conoces la tipología de usuarios de WordPress, vamos a dar un paso más e introducir los roles de usuarios WordPress y qué puede hacer cada uno:

  • Instalar, activar y borrar plugins: esta tarea puede ser muy sensible, ya que influye en gran medida en el uso que puedes hacer de WordPress y te puede suministrar un amplísimo abanico de posibilidades. Por ello, podrán hacerlo únicamente los usuarios administradores.
  • Añadir, editar y borrar otros usuarios: importante cuestión administrativa: decidir quién, cómo y en qué términos administra tu sitio. Es una tarea claramente reservada para usuarios de tipo administrador.
  • Instalar, modificar, cambiar o editar temas de WordPress: la imagen de tu sitio es importante en grado sumo, pues puede constituir tu carta de presentación ante tus clientes o ser tu mejor embajador ante el mundo. Son razones más que suficientes para que solo los administradores puedan gestionarla.
  • Actualizar temas o plugins de WordPress: la actualización de un tema podría hacer que uno o varios plugins dejasen de funcionar correctamente. Esto podría afectar a las funcionalidades del sitio, por ejemplo, estropeando tiendas virtuales y generando cuantiosas pérdidas. Parece bastante razonable pensar que solo los administradores puedan gestionar este aspecto.
  • Editar y customizar el escritorio: para gustos, colores. Por eso WordPress permite crear un entorno de trabajo a medida, que se adapte a todas las necesidades del usuario. Sensible aspecto que solo los administradores pueden cambiar.
  • Moderar comentarios: uno de los modos más frecuentes de interacción entre personas en nuestro sitio es el uso de comentarios en los posts. Sin embargo, en un WordPress con gran afluencia de usuarios puede ser costoso leer y moderar comentarios que pudiesen resultar contraproducentes u ofensivos a los Por esa razón, esta tarea podrá ser llevada a cabo tanto por usuarios de tipo administrador o editor.
  • Administrar categorías: puede resultar muy tedioso buscar un determinado tipo de información. Por esa razón, puedes asignar categorías a los contenidos. Esto permitirá gestionar mejor contenidos y, por otro lado, los lectores podrán encontrar con mayor facilidad aquello que más les interese. Solamente administradores y editores tendrán el duopolio de esta acción.
  • Administrar etiquetas o tags: las etiquetas te permiten encontrar contenidos muy concretos con una simple búsqueda. Esta tarea, al igual que la anterior, será cometido de administradores y editores.
  • Edición o borrado de páginas o entradas: puede que con el paso del tiempo tu contenido se haya quedado obsoleto y necesites adaptarlo para que siga resultando útil a tus lectores o directamente borrarlo. Es una tarea de cierta responsabilidad, por lo que solo podrán llevarla a cabo administradores y editores.
  • Publicar y borrar entradas propias: es importante que controles quién y qué publica en tu sitio, pero por otra parte puede ser muy interesante contar con buen equipo de trabajo que te ayude a crear y compartir nuevo contenido, por esto este trabajo podrá ser realizado por tres tipos de usuario; a saber, administradores, editores y autores.
  • Subir archivos: las páginas y posts de WordPress sin imágenes o vídeos resultarían monótonos y aburrido Además, estarías desperdiciando muchas de las posibilidades que la plataforma te ofrece. Por ello, tanto administradores como editores y autores pueden subir archivos para enriquecer el contenido.
  • Editar entradas propias: cualquiera puede cometer errores o simplemente querer mejorar sus entradas. Aunque ya no se tenga un rol tan activo en un sitio WordPress, siempre quedará la opción de quedarse como colaborador, lo que permitirá editar las entradas propias publicadas con anterioridad. También lo podrán hacer administradores, editores y autores.
  • Leer páginas y entradas públicas: todo el mundo puede hacerlo, pero si además el lector quiere hacer un seguimiento más cercano de los nuevos posts o páginas de un sitio WordPress, podrá ser usuario de tipo suscriptor. Nótese que administradores, editores, autores y colaboradores también pueden hacer esto.

 

Cómo administrar y crear usuarios WordPress

Por defecto, el dashboard de WordPress solo permite un número muy limitado de operaciones. Las relativas a la administración de usuarios, son: crear, editar, ver y borrar usuario. Podrás ampliar funcionalidades en cualquier momento mediante plugins de gestión de usuarios tales como WPFront User Role Editor’’. Este plugin abre un nuevo abanico de posibilidades en lo que a permisos o roles de usuarios se refiere, así como a su asignación a usuarios (pero esto es harina de otro costal)

 Crear un usuario WordPress

Esta es la operación más básica que WordPress nos ofrece por defecto. Es la que se emplea para generar un nuevo usuario, al que se le deberá asignar un nombre con total libertad de elección. A diferencia de otras plataformas, en WordPress no es necesario emplear una dirección de correo electrónico como nombre de usuario. Sin embargo, el siguiente paso sí será suministrar un email. Una de las razones para ello podría ser un cambio o recuperación de contraseña en el futuro. A continuación (pero sin carácter obligatorio), será posible cumplimentar los campos de “Nombre’’, “Apellidos’’, “Web’’ y “Contraseña’’. Ten en cuenta que, si no especificas una contraseña, WordPress generará una de forma aleatoria. Por último, está la casilla de verificación de “Enviar aviso al usuario’’: si la seleccionas, se le enviará un email con la información de usuario al nuevo usuario creado. En el campo “Perfil’’ se le indicará a WordPress el tipo de usuario que se está creando (especificado con anterioridad).

 Editar un usuario WordPress

Una vez tengas usuarios creados, será posible editar su información de perfil, así como customizar ciertos detalles. De todas las opciones que WordPress nos ofrece en este apartado, la más importante es la de “Perfil’’: permite cambiar el tipo de usuario, aumentando o disminuyendo sus privilegios.

 Ver un usuario WordPress

Si has creado usuarios cuya información haya sido cumplimentada debidamente, es posible visualizar dichos datos.

 Borrar un usuario WordPress

Esta opción te permite eliminar al usuario seleccionado, previa confirmación de la acción. Se borrarán sus datos y ya no podrá iniciar sesión.

 

Importar y exportar usuarios WordPress

Plugin para exportar usuarios WordPress

WordPress por defecto no incorpora entre sus funcionalidades ninguna opción para exportar los usuarios de un sitio. Por eso, para hacerlo de un modo rápido y sencillo recurriremos a un plugin llamado: Import Export WordPress Users & WooCommerce Customers’’.

Para comenzar hay que instalar y activar el plugin. A continuación, se verá en el escritorio de WordPress una nueva opción dentro del apartado “Usuarios’’: “User Import Export’’.

Este plugin permite exportar los usuarios de un sitio a un archivo CSV. Ten en cuenta que solamente podrás exportar un tipo de usuarios por cada archivo CSV, de modo que necesitarás hacer una exportación para administradores, otra para colaboradores, etc. En el caso general tendrás que hacer 5 exportaciones, aunque en función de los plugins que tengas instalados en tu WordPress podrás tener más.

Importar exportar usuarios

También podrás seleccionar qué campos deseas exportar, así como el nombre que tendrá cada campo en tu archivo CSV. Se recomienda encarecidamente dejar los valores por defecto, ya que hacer cambios aquí podría ser fuente de errores en una futura importación.

Configuracion importar exportar usuarios

Para empezar la exportación, solo tienes que seleccionar el tipo de usuario del cual deseas obtener el archivo CSV y apretar el botón “Export Users’’ situado en la parte inferior de la página.

Plugin para importar usuarios WordPress

Al igual que en el caso anterior, nuestro querido WordPress tampoco cuenta de serie con una opción para importar usuarios. Para esta tarea también emplearemos el plugin: “Import Export WordPress Users & WooCommerce Customers’’.

Para proceder a la importación de usuarios se deberá acudir nuevamente al apartado: “Usuarios’’ > “User Import Export’’.

Una vez se haya alcanzado este apartado, se podrá apreciar en la parte superior del apartado un botón: “Import Users’’, que hay que pulsar para iniciar el proceso.

Importar usuarios 1

Se abrirá una pantalla en la que se indica que se seleccione un fichero en CSV del ordenador.

Importar usuarios 2

Para esto tienes que apretar el botón “Seleccionar archivo’’ y se abrirá una ventana donde hay que buscar y seleccionar el archivo CSV que se desea importar. Una vez hayas seleccionado el archivo CSV, aparecerá en la pantalla la ruta del archivo y deberás apretar el botón “Subir archivo e importar’’ para iniciar el proceso.

Importar usuarios 3

Si todo ha ido bien, una vez finalizada la importación, deberías visualizar una pantalla como la que viene a continuación:

Importar usuarios exito

Et voilà!  Importación de los usuarios de tipo “Colaborador’’ ¡lista! Si la idea es que la exportación/importación sea para la totalidad de usuarios WordPress, deberás repetir el proceso para cada tipo de usuario que tengas en tu sitio. Ten presente que tendrías tantos archivos CSV como tipos de usuarios tenga tu WordPress.

 

Plugins para gestionar usuarios WordPress

Crea roles personalizados en WordPress – WPFront User Role Editor

En función de tus necesidades, puede ser interesante crear un nuevo tipo de usuario para tu WordPress. Por ejemplo, puedes tener un asesor tecnológico al que única y exclusivamente le quieras dejar administrar plugins. O bien un diseñador al cual solo sea interesante dejar que modifique los aspectos del sitio relativos al tema instalado. Syam Mohan ha creado el plugin perfecto para este fin: WPFront User Role Editor’’.

Luego de ser instalado y activado, este plugin generará en el dashboard, un nuevo apartado de “Roles’’ donde será posible crear nuevos tipos de usuario personalizados al gusto del consumidor. Estos contarán con los privilegios que estimes oportunos. También cuenta con la posibilidad de  hacer asignación masiva y modificar los privilegios de usuarios existentes.

Tipo personalizado usuario

Para ejemplificar el uso del plugin, hoy vamos a crear un tipo de usuario llamado “NUEVO_TIPO_USUARIO’’ que tendrá privilegios para subir archivos a nuestro WordPress, así como para editar y cambiar temas, y permisos para manipular plugins. Este tipo de usuario podría estar orientado al diseñador de nuestro sitio, que sería una persona que solo tuviese necesidad de modificar aspectos relativos a la estética del sitio.

Permisos usuario personalizado

Una vez seleccionados los privilegios del nuevo tipo de usuario, se deberá ir a parte inferior de la página y apretar el botón: “Add New Role’’.

Finalizar nuevo tipo usuario

Una vez apretado el botón, se abrirá una nueva pantalla con una tabla de los tipos de usuarios de nuestro WordPress. Entre ellos, el nuevo tipo de usuario creado: “NUEVO_TIPO_USUARIO’’. Tendrá en el campo “Type’’ el valor “Custom’’, que indica que es una tipología de usuario que ha sido de creación propia y que no viene implementada por defecto. Las categorías que vienen de serie son de tipo “Built-In’’.

Nuevo tipo usuario creado vista panel

Controla sesiones de usuarios WordPressUser Session Control

Este plugin para WordPress es muy interesante, ya que añade funcionalidades adicionales a WordPress que la plataforma no implementa por defecto. En este caso, para controlar las sesiones activas de todos los usuarios WordPress en tiempo real. Las dos principales aportaciones del plugin ”User Session Control son:

1) implementa un apartado en la sección de “Usuarios’’, llamado “Sesiones”, que permite ver en tiempo real todas las sesiones activas en WordPress. Se puede organizar la información que se muestra de acuerdo a criterios como “Nombre de Usuario’’, “Correo electrónico’’, “Perfil’’, “Vence el” (y la fecha de caducidad de la sesión) o “Dirección IP’’.

2) Desde este sencillo panel de control se tiene la capacidad de cerrar la sesión o sesiones que interese en cualquier momento, ya sea por motivos de mantenimiento o de seguridad.

Control de sesiones de usuario

 Registro de usuarios en WordPress con ID de redes sociales – Social Login

He aquí un plugin muy interesante que permitirá que se registren usuarios en WordPress mediante sus cuentas ya existentes en más de 30 redes sociales (Facebook, Linkedin, Twitter, Instagram y un largo etcétera).

Sin duda, instalar este plugin hará mucho más probable que tus lectores se conviertan en suscriptores, ya que solo tendrán que introducir sus datos de la red social que elijan y listo.

Para empezar, deberás buscar e instalar el plugin Social Login’’. Una vez instalado tendrás que activarlo, lo que generará una nueva opción en tu escritorio de WordPress (“miniOrange Social Login, Sharing’’) desde donde podrás configurarlo.

Plugin social login

En primer lugar, hay que crear una cuenta para el plugin, registrándote en “miniOrange’’, e introducir tus datos: email, sitio web y una contraseña.

Registro Social Login

Acto seguido, recibirás un email de confirmación con un código que deberás introducir para empezar a utilizar el plugin.

Verificacion social login

Una vez registrado, ya quedarás identificado en el plugin y podrás empezar a configurarlo a tu gusto. Ten en cuenta que una vez te encuentres identificado en el plugin, desaparecerá la pestaña de la parte superior “Account Setup’’.

En la pestaña “Social Login” (la que se abre por defecto) encontrarás todas las opciones necesarias para configurar el login.

Configuracion social login

Para este ejemplo, crearemos un login customizado que nos permita iniciar sesión (y crear un usuario WordPress) con cuentas de Facebook, Google, Twitter, Instagram y LinkedIn.

Para que aparezca el nombre del sitio con el que haremos login, seleccionaremos la opción “Long Button with Text’’. También es posible escoger cualquier otra opción que vaya más con el tema de WordPress que ya se encuentre instalado.

En el mismo apartado puedes personalizar los textos que quieres que vea el usuario en las distintas pantallas, ya que por defecto estos aparecen en inglés.

En nuestro caso, en “ Enter text to show above login widget:’’ pondremos “Conectar con:’’ y en “ Enter text to show on your login buttons’’ pondremos: “Identificarse con’’. Esta última opción solo la podremos utilizar si empleamos la opción de “Long Button with Text’’, ya que es el texto que figura en este tipo de botones.

configuracion 2 social login

Un punto importante de la configuración del plugin es el apartado de “Role Mapping’’. Aquí debes seleccionar el tipo de usuario con el que quieres que se cree el nuevo usuario WordPress. En este ejemplo (y por lo general) nos interesará seleccionar la opción de “Suscriptor’’ en el apartado de “Universal Role’’. De este modo, los usuarios que se logueen desde redes sociales serán de tipo “suscriptor’’ y no podrán modificar el sitio.

Para acabar la configuración, solo queda hacer clic en el botón de la parte inferior, “Save’’.

Una vez hecho esto, se puede usar el plugin de dos modos;

  1. Puedes obtener el ShortCode del plugin e incrustarlo en la parte de la página en la que quieras poner el login.
  2. Puedes usar el widget del plugin “miniOrange Social Login Widget’’.

Ejemplo social Login

¡Ya está! Ya tienes este magnífico plugin plenamente operativo. Ya solo debes esperar a que la gente acceda a tu WordPress con sus cuentas de redes sociales.

Adicionalmente, cada vez que un nuevo usuario acceda al WordPress con su login de redes sociales, se recibirá en el correo electrónico suministrado un email. El correo te notificará que alguien nuevo se ha registrado satisfactoriamente en WordPress (indicando su nombre de usuario).

En el ejemplo, se muestra cómo se hace un acceso con la red Twitter y cómo queda registrado en el WordPress el usuario como “Suscriptor’’ con el nombre que tiene en la red social, así como el correo que emplea para identificarse en la red.

inicio sesion con social login

Este plugin puede ser muy útil para gestionar las visitas a WordPress, facilitándole en gran medida al usuario suscribirse y, a los administradores, el proceso de creación de un nuevo usuario del que no se tengan datos.

En el ejemplo, podrás observar cómo se han empleado las dos posibilidades. En la parte derecha de la página hemos empleado el widget, que permite al visitante seleccionar la red con la que desea identificarse. Por otro lado, en la parte inferior hemos insertado un shortcode que nos permite modular el tamaño y espaciado de los botones de acceso.

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About the autor:

Rubén Vázquez
Estudiante de Administración y Dirección de Empresas y del Máster en Innovación y Estrategia Digital de la UDC. Becario en Raiola Networks.

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