Webinar: Qué es, cómo funciona y cómo organizar uno

Hoy en día, especialmente después del COVID y de todo el tiempo que nos hizo pasar en casa, los webinars se han convertido en una herramienta esencial para la comunicación, el aprendizaje y la interacción en línea.

Estos seminarios web, que suelen tener lugar en vivo, han revolucionado la forma en que compartimos conocimientos, conectamos con nuestra audiencia y organizamos eventos educativos y corporativos.

Por eso, en este post mi intención es explorar a fondo qué es un webinar, revisar cómo funciona y explicarte los pasos clave para organizar uno de forma que tenga éxito.

¿Y a quién puede serle útil saber esto?

Pues si eres un profesional que busca expandir su alcance, una empresa que trata de impulsar su presencia online o simplemente alguien interesado en aprender más sobre esta poderosa herramienta, aquí encontrarás toda la información que necesitas para lanzar tu primer webinar.

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Un webinar o seminario web es un formato de comunicación online que permite a un presentador o a un grupo de presentadores transmitir información, contenido o presentaciones en directo (normalmente).

A diferencia de los seminarios presenciales, los webinars se llevan a cabo a través de una plataforma online que permite a los participantes unirse desde cualquier lugar del mundo (siempre que tengan conexión a Internet, claro).

En un webinar, los presentadores utilizan variedad de herramientas para comunicarse con la audiencia: webcam, diapositivas, chat en vivo, pizarra digital, etc. A menudo, los asistentes pueden interactuar enviando preguntas o comentarios a través de chat. En algunos casos, se les envía también una encuesta o cuestionario posterior. Ante todo, los webinars suelen ser una experiencia educativa y de colaboración muy efectiva.

¿Y para qué se usan?

Hoy en día, los seminarios web se utilizan ya en todo tipo de contextos, desde la educación y la formación empresarial hasta la promoción de productos y servicios. Al fin y al cabo, suponen una herramienta muy versátil que permite llegar a audiencias globales de manera eficiente y asequible, de modo que podamos compartir conocimientos, promover nuestros proyectos y mantenernos conectados en un mundo cada vez más digital.

Existen numerosos motivos para organizar un webinar, desde educar y promover nuevos productos hasta generar leads y establecer tu autoridad en un tema. Todo dependerá de tus objetivos específicos y del público al que te diriges, pero aquí te doy unas cuantas ideas:

Si hay una ventaja de hacer un webinar que es evidente, es que supone una oportunidad muy valiosa para obtener información de contacto de clientes potenciales. Al fin y al cabo, para participar en un seminario web suele ser necesario registrarse, antes de la transmisión, en una landing page. Todo aquel que lo haga ya está demostrando gran cantidad de interés en lo que tienes que decir.

A partir de ese momento, dispondrás del email (y quizá de más datos) de esa lista de leads cualificados y podrás nutrirlos para hacerlos avanzar por tu embudo de ventas, a través de una buena estrategia de email marketing.

Hoy en día, que tenemos todos cien mil cosas que atender, conseguir que tu público interactúe contigo supone todo un reto. Un webinar puede ser una herramienta increíble con la que aumentar la interacción con tu audiencia.

En primer lugar, porque un seminario web en directo permite la comunicación bidireccional inmediata a través, por ejemplo, de un chat en vivo y de una sección de preguntas y respuestas. Los participantes pueden hacer preguntas, plantear inquietudes y compartir comentarios en tiempo real, lo que fomenta la participación activa y la interacción tanto con presentadores como con otros asistentes.

Además, la interacción en un webinar puede extenderse más allá del evento en sí. Puedes fomentar la participación previa, por ejemplo, invitando a los asistentes a hacer preguntas o enviar temas de discusión antes del evento. También es común seguir interactuando después del webinar a través de correos electrónicos de seguimiento, de encuestas o de las redes sociales.

Esta interacción activa no solo crea una experiencia más valiosa para los participantes, sino que también fortalece las conexiones con tu audiencia y mejora la efectividad de tu comunicación y marketing.

Esto cae un poco de cajón, pero no quiero dejar de decirlo. Un webinar te brinda la oportunidad de compartir tus conocimientos y experiencia de manera detallada y estructurada. Durante la presentación puedes profundizar en temas relevantes, proporcionar ejemplos concretos y demostrar tu experiencia ante los participantes.

Además, la interacción en tiempo real de la que te hablaba en la sección anterior también te beneficia. A través de las preguntas y respuestas en vivo puedes responder a las inquietudes de tu público, demostrando así tu capacidad para ofrecer soluciones en directo y sin intermediarios.

Esto, como te imaginarás, se traduce en una mayor confianza y en un subidón en tus niveles de visibilidad y credibilidad en tu sector. ¡Tu reputación como experto se consolida!

No todo el mundo se pega el trabajazo de organizar y lanzar webinars de forma periódica. El mero hecho de que estés proporcionando contenido valioso en formato de webinar, aunque te cueste creerlo, ya te está haciendo destacar entre tus rivales. Los participantes apreciarán la calidad de los contenidos que ofreces y será más fácil que te consideren una fuente fiable en el tema.

Si en la sección anterior te explicaba que los webinars te ayudan a labrarte una reputación en tu área de expertise, en esta te digo que también te ayudan a cimentar tu posición de experto respetado en tu campo.

Hay webinars de todo tipo: de formación online, de entretenimiento, de actualización para empleados, de entrevistas… ¡Los objetivos que puede tener un seminario web son infinitos!

Pues bien.

También pueden ser webinars de marketing, pensados para la promoción de productos o servicios. Durante un webinar puedes destacar las características, presentar ventajas y mostrar ejemplos de uso de tus productos o servicios ante tus clientes potenciales. Este formato te permite ir mucho más allá que un anuncio estático o una mera descripción de producto.

Además, puedes hacer demostraciones en tiempo real para ayudar a que el público comprenda mejor el valor que ofreces y cómo pueden sacarle provecho. Si a esto sumamos la interacción en vivo, es decir, que los participantes pueden hacer preguntas durante el webinar, ya tenemos el plan completo: podrás aclarar dudas, proporcionar información adicional y crear un diálogo directo. ¡Pocos formatos te dan esta capacidad de persuasión!

Si te lo montas un poco bien, también puedes incentivar a la acción y aumentar las conversiones utilizando ofertas especiales o descuentos exclusivos para los participantes. Los que eran leads, pasarán a ser clientes. ¡Chapó!

Comunicación interna: Los webinars no son solo para audiencias externas. También son útiles para la comunicación interna en empresas y organizaciones, como reuniones de equipo, actualizaciones de la dirección o capacitación de empleados.

Hay una ventaja muy notable en hacer un webinar: la capacidad para conectar a personas de todo el mundo, independientemente de su ubicación geográfica. Cuando organizas un webinar, no importa si tú estás en un lugar y tus asistentes se encuentran a miles de kilómetros de distancia. Mediante el uso de una plataforma en línea puedes transmitir en vivo tu contenido sin obligarlos a viajar físicamente para escucharte.

La eliminación de esta barrera geográfica, que sí tienen los eventos físicos, es particularmente beneficiosa para empresas y organizaciones que desean llegar a audiencias internacionales o expandir su alcance a nuevos mercados.

Vale, pues ahora ya ha quedado claro que un webinar (o seminario web) es una herramienta de comunicación en línea que permite la transmisión en vivo de contenido a un público que se ha unido a la presentación a través de su conexión a Internet. ¿Verdad? Verdad.

A continuación, te explico un poco los elementos necesarios para hacer un webinar como es debido. A lo mejor tú tienes otra experiencia (¡ahí están los comentarios, déjame uno!), pero yo creo que estos son factores fundamentales para este tipo de formato.

Desde mi punto de vista, y aunque los webinars se pueden grabar para poder verlos una vez finalizada su transmisión (¡y seguir captando leads!), la asistencia en directo es un elemento indispensable en este tipo de formato. Se crea una experiencia interactiva y en tiempo real que, como te comentaba antes, permite la comunicación bidireccional entre presentadores y asistentes.

Además, la asistencia en directo agrega un componente humano a la presentación. ¿Esto qué quiere decir? Pues que los presentadores pueden adaptarse a las reacciones y a las necesidades de la audiencia según van surgiendo, aclarando inquietudes o modificando su discurso sobre la marcha. De este modo, los asistentes forman parte de una conversación activa en lugar de ser meros espectadores del contenido.

Desde mi punto de vista, esta interacción se traduce en una sensación más fuerte de comunidad y de cercanía que acaba por generar mayor confianza y lealtad por parte del público.

Para crear una experiencia más enriquecedora y efectiva, puedes programar pausas para responder preguntas del público. ¡Anímalos a escribir sus dudas en el chat y luego selecciona las más interesantes! Lo importante es generar un ambiente de discusión activa.

Si la temática lo permite, también puedes asegurarte de que tu seminario web incluya ejercicios prácticos. Los asistentes tendrán que resolverlos y, al final de la transmisión, puedes escoger uno o dos para ponerlos en común.

En webinars más grandes, incluso puedes crear distintas salas de grupos más pequeños para que puedan colaborar en la resolución del proyecto o debatir temas en grupos más íntimos antes de regresar a la sesión principal con sus ideas.

También puedes animar a los asistentes a compartir su experiencia en redes sociales, utilizando un hashtag específico del webinar. No solo te van a dar visibilidad, sino que estarás creando una pequeña comunidad en línea que podrá seguir interactuando incluso después del evento.

Al hacer un webinar, no puedes olvidarte de la importancia de los componentes visuales. Van a tener un impacto significativo en la efectividad de la presentación y la experiencia del público.

Vamos a ver por qué:

• Simplifican la información: Las diapositivas, las imágenes, los gráficos y los vídeos contribuyen a simplificar conceptos complejos y consiguen que la información sea más accesible.
• Mantienen la atención: En lugar de simplemente escuchar una voz o leer un texto, los asistentes reciben estímulos visuales que hacen que la presentación sea más atractiva y más amena.
• Aumentan la retención: Recordamos mejor aquellos que se nos presenta de manera visual. Si estás haciendo un webinar de formación online, donde la retención de conocimientos es esencial, mucho ojo a esto.
• Apoyan la narrativa: Los elementos gráficos pueden servir de ejemplo, como ejercicios prácticos o a modo de demostración que complemente y refuerce el contenido verbal. Si tienes un producto o servicio y puedes añadir una demostración en vivo, no te cortes.

Además de los elementos esenciales anteriores, y un poco en función de los recursos que tengas y de las herramientas que elijas, tu webinar también puede contar con otras características adicionales que enriquezcan la experiencia y maximicen la efectividad del evento.

Por ejemplo, como te comentaba antes, siempre tienes la opción de grabar el webinar para que la gente pueda seguir accediendo a los contenidos en una fecha posterior. Resulta especialmente útil para aquellos que no pudieron asistir en tiempo real o que desean repasar el material. A ti, además, te permite seguir recogiendo leads de clientes potenciales desde la landing page que has creado para la suscripción al evento. ¡Un win win!

Si puedes ofrecer la transcripción del contenido, mejor que mejor. Ayudará al público que tenga discapacidades auditivas y también a aquellos a los que les guste contar con el contenido también en formato texto (para quedárselo y tenerlo siempre a mano, por ejemplo). Al hilo de esto, todo lo que puedas aportar a modo de recursos adicionales será bienvenido: documentos, guías, enlaces a sitios web… ¡Ayuda a tu público a profundizar en el tema!

Si quieres recopilar opiniones y obtener feedback, plantéate la realización de votaciones y encuestas en tiempo real. Puedes compartir los resultados con el público durante la transmisión para fomentar la interacción y facilitar la conversación. Hay herramientas que permiten hacer esto y, además, también compartir pantalla y colaborar en documentos compartidos. ¡Un poco más abajo te diré cuáles son!

Ahora que ya tenemos las cosas más claras, vamos a ver cuáles son las mejores prácticas para llevar a cabo un webinar que no solo atraiga a tu audiencia, sino que también logre los objetivos que te has propuesto. ¡Vamos a ver cómo hacer que tus webinars sean un éxito rotundo!

Antes de aventurarte a la organización de tu propio webinar, lo primero es estrenarte como espectador. Aprovecha para aprender de la experiencia de los demás y consigue nuevas ideas para estructurar, presentar y promocionar tu propio evento.

Asistir a webinars relacionados con tu campo también te llevará a descubrir las tendencias más actuales y las técnicas que realmente resultan efectivas. Observa cómo manejan la interacción con la audiencia, la calidad de sus presentaciones visuales y qué problemas tienen que resolver durante el evento en vivo.

Toma notas y reflexiona. ¿Cómo puedes aplicar estas lecciones a tu propio webinar?

Estos 3 componentes van a ser la base de tu webinar y a afectar a todo el proceso de planificación.

1. Elige un tema que sea relevante y atractivo, teniendo en cuenta los intereses y necesidades de tu público objetivo. ¿Qué información, conocimientos o soluciones están buscando? Aborda estas cuestiones de manera efectiva y proporciónales valor real.
2. El formato es otro aspecto crítico: ¿Será tu webinar una presentación en solitario, un panel de expertos, una sesión de preguntas y respuestas o una combinación de todo ello? El formato debe ser coherente con tus objetivos y con el tipo de contenido que vas a presentar.
3. Selecciona cuidadosamente al presentador de tu webinar: Debe ser experto en el tema y tener habilidades comunicativas para aburrir. La elección del presentador influye en la percepción del público sobre la fiabilidad de tu contenido (y, por tanto, sobre la autoridad que te confieren).

Comienza por establecer objetivos claros para tu webinar. ¿Qué esperas lograr? ¿Educar a tu público, promocionar un producto, fortalecer tu imagen de marca, investigar el mercado? Tus objetivos influirán en el enfoque y el contenido de tu webinar.

Desarrolla una estructura lógica para tu presentación: ten en cuenta la duración de tu webinar y cómo dividir el tiempo entre las secciones. ¿Necesitas hacer pausas para hacer ejercicios prácticos o sesiones de preguntas y respuestas?

Crea un esquema detallado que enumere los puntos clave que deseas cubrir. Esto te ayudará a mantener el enfoque y garantizar que no te desvíes del tema. Te recomiendo que incluyas ejemplos, casos de estudio o demostraciones que respalden lo que afirmas. ¡No olvides las oportunidades para la interacción!

Sobre todo, practica. Hacer ensayos te ayudará a perfeccionar la estructura y el contenido, asegurándote de que la presentación fluya y se ajuste al tiempo asignado.

¡Ya sabes de lo que vas a hablar! Es el momento de preparar una landing page efectiva en la que recoger leads para tu webinar. ¿Cuáles son los truquillos que puedes usar para atraer público y convertir visitas en leads? Lo vemos ahora mismo.

1. Título llamativo: Utiliza un título que resuma el valor y el tema principal del webinar. Debe captar la atención y despertar el interés de los visitantes de inmediato.
2. Descripción concisa: Describe de forma breve y convincente el contenido del webinar. Destaca los beneficios que los participantes obtendrán al asistir. ¿Qué aprenderán? ¿Cómo les ayudará?
3. Fecha, hora y llamada a la acción: Si algo debe quedar claro, es la fecha y la hora en las que tendrá lugar el webinar. Añade un botón de registro que destaque y asegúrate de que el proceso sea simple y rápido (pide solo los datos más básicos, como nombre e email).
4. Imágenes o vídeos: Utiliza imágenes o vídeos relacionados con el webinar para agregar un elemento visual y aumentar el atractivo de la landing page.
5. Prueba social: Si te es posible, incluye testimonios o logotipos de empresas o instituciones relevantes que respalden tu evento. Todo sea por transmitir credibilidad y confianza.
6. Recordatorios por email: Configura recordatorios automáticos para que los asistentes no olviden la fecha y la hora del webinar.

¿Tienes identificado a tu público y sabes dónde pasan el rato cuando navegan? Pues ya tienes la mitad del trabajo hecho. Utiliza las redes sociales, tu sitio web y tus listas de correo electrónico para llegar a tu público objetivo. Crea contenido relacionado que respalde tu webinar: posts, vídeos cortos o publicaciones orgánicas en redes. Utiliza anuncios pagados en las plataformas más adecuadas en tu caso para aumentar la visibilidad (puede ser LinkedIn o puede ser Instagram, dependiendo de tu perfil).

¡Dirige a todo el mundo hacia la landing page!

Genera expectación alrededor de tu webinar al anunciarlo de forma anticipada. Comienza a promocionarlo al menos dos semanas antes del evento y utiliza un enfoque de «próximamente» para llamar la atención. Utiliza un lenguaje persuasivo y asegúrate de destacar los beneficios para los asistentes.

Si tienes amigos o socios en tu sector (que seguramente sí), pídeles que te ayuden a promocionar tu webinar. No solo ganarás en alcance y visibilidad, sino también en credibilidad.

Una vez hayas celebrado tu webinar, necesitarás obtener una visión realista de la experiencia que ha tenido tu audiencia. Puedes pedirles comentarios sobre la calidad del contenido, la efectividad de la presentación, la interacción en tiempo real y su nivel de satisfacción general. ¿Cómo si no vas a saber lo que debes mejorar en el futuro?

Además, el feedback te proporciona nuevas perspectivas sobre las expectativas que tenían los participantes. ¡Te vas a sorprender! Encontrarás áreas de interés específicas que se te habían pasado, preguntas que no se te habían ocurrido y problemas comunes que a ti nunca se te habían planteado. A través de los comentarios, vas a encontrar la inspiración para planificar más webinars en el futuro.

¿Valoras la opinión de tu público y estás dispuesto a escucharlos? Demuéstraselo.

En esto de las herramientas para hacer webinars, la elección va a depender mucho de tus necesidades específicas: tamaño de la audiencia, funcionalidades deseadas y presupuesto, sin ir más lejos. Asegúrate de investigar y probar diferentes opciones.

Para terminar el post, te voy a dar unas cuantas ideas:

• Vivid: Son una empresa española y, por lo que he visto, incluyen todo lo necesario. Tienen sistema de registro y recordatorios, chat, grabación del webinar… Puedes probar la versión gratuita, aunque es más limitada que las de pago.
• Zoom: Para empresas, me ha parecido una opción excelente. Tiene todos los gadgets e integraciones que puedas necesitar. Hay varios planes de pago en función del número de asistentes.
• ClickMeeting: Además de ser muy completa, si quieres una prueba gratuita que realmente te dé una idea de cómo funciona la herramienta, aquí te dejan trastear durante 30 días.
• Livestorm: Aquí tienes una versión limitada que puedes probar gratis (hasta 20 minutos de webinar para un máximo de 30 personas). Me gusta, sobre todo, por todos los elementos interactivos que te ofrece.